# Importar registros en el cambio de sistema

> En el cambio de otro sistema a Odoo, el administrador lleva clientes y proveedores desde una hoja de cálculo. En Odoo 18, por KMEE.

Fonte: https://docs.kmee.com.br/es/odoo/18.0/funcional/administracao/importar-cadastros-na-virada/

En el cambio de otro sistema a Odoo, el administrador lleva clientes y proveedores desde una hoja de cálculo. Odoo vincula cada columna a su campo, valida el CNPJ como en el registro manual, prueba y crea los contactos. En la carga siguiente, con la hoja corregida, el ID externo hace que Odoo actualice los contactos en lugar de crear otros.

## Antes de comenzar

Tenga la hoja del sistema anterior, en CSV o en hoja de cálculo, con encabezado y un contacto por fila: ID externo, nombre, CNPJ, teléfono, si es empresa y si es cliente o proveedor. El CNPJ debe ser válido y no repetirse en la base, y el encabezado puede usar las etiquetas de los campos de Odoo. La inscripción estatal va en otra columna del mismo archivo, cuando el contacto la tiene. El ejemplo es Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, que carga tres clientes (Canjerana Móveis Comércio, Timbaúva Móveis e Decorações y Bracatinga Móveis) y tres proveedores (Guaçatonga Ferragens e Estamparia, Distribuidora Vereda Grande y Pitangueira Distribuidora de Utilidades). Vale en Brasil tal como está: el CNPJ pasa por la misma validación del registro manual (dígitos verificadores) y la importación guarda solo los dígitos.

## Paso a paso

### 1. Revise la hoja de cálculo

Revise que cada fila tenga un contacto, con ID externo, CNPJ, teléfono y la marca de cliente o proveedor. La hoja del ejemplo tiene 6 filas de datos y 8 columnas, entre ellas el marcador Carga da virada.

### 2. Abra la importación y cargue el archivo

Abra la aplicación Contactos, haga clic en el engranaje junto al título y elija Importar registros. Haga clic en Cargar archivo de datos y elija la hoja. Odoo vincula cada columna a su campo: revise el mapeo. Si una columna queda sin campo, elija el campo en la lista de la columna o cambie el nombre del encabezado del archivo.

### 3. Pruebe antes de guardar

Haga clic en Probar: el mensaje Todo parece válido confirma las filas. Si una fila tiene un problema, como un CNPJ inválido, la prueba lo señala y no se guarda nada mientras haya error: corrija el valor en el archivo y cárguelo de nuevo.

### 4. Importe los contactos

Haga clic en Importar y pase a la lista: entran los seis contactos, con el CNPJ y el teléfono, tres clientes y tres proveedores.

### 5. Corrija la hoja y cárguela de nuevo

En la revisión de la carga, el teléfono de Timbaúva y el de Pitangueira estaban equivocados: corríjalos en la hoja (Timbaúva de (51) 3341-7250 a (51) 3341-7259 y Pitangueira de (31) 3412-6580 a (31) 3412-6850), manteniendo los mismos IDs externos. Repita la importación: engranaje, Importar registros, Cargar archivo de datos, Probar e Importar. Odoo reconoce el ID externo y actualiza los contactos en lugar de crear otros.

### 6. Revise la lista

Abra la lista de contactos: siguen siendo seis contactos, sin duplicar, y los dos teléfonos se actualizaron.

## Resultado esperado

Seis contactos (tres clientes y tres proveedores) importados de la hoja, con el CNPJ validado, y actualizados por la misma hoja corregida sin duplicar: siguen siendo seis, con los teléfonos de Timbaúva y Pitangueira corregidos.

## Si algo sale mal

Si la prueba muestra error en una fila, como un CNPJ inválido, la fila no pasa la validación del registro: corrija el CNPJ en la hoja y cargue de nuevo. Si después de la segunda carga aparecen contactos repetidos, la columna ID externo se importó vacía o con valores distintos a los de la primera carga: archive los repetidos, revise que el ID externo de la hoja sea el de la primera carga e importe de nuevo. Si la importación rechaza por CNPJ duplicado, el CNPJ ya existe en la base en un contacto sin ese ID externo: retire la fila de la hoja o dé al contacto existente el mismo ID externo e importe de nuevo.

## Manual de Odoo 18

Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.

- [Exportar e importar datos](https://docs.kmee.com.br/es/odoo/18.0/modulos/primeiros-passos/exportar-e-importar-dados/)

## Continúe el proceso

- [Implantar los saldos de apertura en el cambio](https://docs.kmee.com.br/es/odoo/18.0/funcional/contabilidade/saldos-de-abertura-na-virada/)
- [Registrar clientes con el perfil fiscal](https://docs.kmee.com.br/es/odoo/18.0/funcional/fiscal/cadastrar-clientes-e-fornecedores/)