# Administrador no Odoo 18

> Guias do Odoo 18 para o papel Administrador com a localização brasileira: o que preparar, os passos e o resultado esperado de cada tarefa.

Fonte: https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/papel/administrador/

As tarefas deste papel no Odoo 18 com a localização brasileira, com um guia passo a passo para cada uma.

## Guias

- [Criar os perfis de acesso da equipe](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/administracao/criar-perfis-de-acesso/)
- [Preparar a empresa para o uso diário](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/administracao/preparar-a-empresa-para-o-uso-diario/)
- [Importar cadastros na virada do sistema](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/administracao/importar-cadastros-na-virada/)
- [Cadastrar clientes com o perfil fiscal](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/fiscal/cadastrar-clientes-e-fornecedores/)
- [Cadastrar produtos com a classificação fiscal](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/fiscal/cadastrar-produtos-com-classificacao-fiscal/)
- [Definir a jornada de trabalho e os feriados](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/pessoas/jornada-de-trabalho-e-feriados/)
- [Implantar os saldos de abertura na virada](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/contabilidade/saldos-de-abertura-na-virada/)
- [Encontrar, filtrar e exportar registros](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/primeiros-passos/encontrar-filtrar-e-exportar-registros/)
- [Registrar notas e agendar atividades](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/funcional/primeiros-passos/registrar-notas-e-agendar-atividades/)

## Tarefas com vídeo

Cenários em que este papel é o responsável, com exemplo calculado, passo a passo e vídeo curto.

- [Configurar envio de DANFE e XML por e-mail](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/implantacao/enviar-danfe-e-xml-por-e-mail/)Define que, quando a NF-e é autorizada, o sistema envia ao cliente o e-mail com o DANFE (PDF) e o XML autorizado em anexo.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar usuários e grupos fiscais](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/usuarios-e-permissoes-fiscais/)Cria um usuário e dá a ele os grupos fiscais: Usuário Fiscal (acesso ao aplicativo Fiscal) e Usuário de NF-e (emissão de NF-e).Vídeo de 1 min
- [Consultar o plano de contas e o mapeamento contábil dos impostos](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/contabilidade/plano-de-contas-e-mapeamento-dos-impostos/)Mostra como cada imposto da nota é ligado a uma conta do plano de contas: a conta que recebe o lançamento na fatura e a conta usada no reembolso (devolução).Vídeo de 1 min
- [Importar cadastros em lote](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/importar-clientes-e-fornecedores-em-lote/)Importa vários parceiros de uma vez por arquivo CSV, com teste antes de gravar. É o caminho para migrar a base de clientes e fornecedores de outro sistema.Vídeo de 1 min
- [Ligar a autenticação em dois fatores para a equipe](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/ligar-autenticacao-em-dois-fatores/)O administrador convida a equipe a usar a autenticação em dois fatores e cada pessoa, no primeiro acesso, cadastra o aplicativo autenticador no celular.Vídeo de 2 min
- [Criar o perfil de acesso do financeiro e conferir o que a usuária vê](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/criar-perfil-de-acesso-do-financeiro/)O administrador cria o perfil de acesso do financeiro como um grupo que herda Faturamento e Usuário Fiscal, coloca a usuária nele e confere, entrando como ela, o que ela vê: as faturas e os pagamentos, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- [Importar clientes e fornecedores com ID externo e atualizá-los na virada](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/implantacao/importar-e-atualizar-cadastros-por-id-externo/)Na virada de outro sistema para o Odoo, o administrador leva clientes e fornecedores de uma planilha que traz o ID externo de cada contato.Vídeo de 2 min
- [Criar o perfil de acesso de compras e conferir o que o usuário vê](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/criar-perfil-de-acesso-de-compras/)O administrador cria o perfil de acesso de compras como um grupo que herda Compras, Faturamento e Usuário Fiscal, coloca o comprador nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: os pedidos de compra e as faturas de fornecedor, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- [Criar o perfil de acesso comercial e conferir o que o usuário vê](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/criar-perfil-de-acesso-comercial/)O administrador cria o perfil de acesso comercial como um grupo que herda Vendas (documentos próprios) e Usuário Fiscal, coloca o vendedor nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: as cotações e os pedidos de venda dele, dos clientes da carteira dele, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- [Criar o perfil de administrador e conferir o que o usuário vê](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/criar-perfil-de-acesso-de-administrador/)O administrador cria o perfil de administrador como um grupo que herda Administração / Definições e os administradores de Financeiro, Compras, Vendas e Fiscal Brasileiro, coloca a pessoa de TI nele e confere, entrando como ela, que ela abre Definições, Usuários e Empresas e o menu Configuração dos aplicativos.Vídeo de 2 min
- [Configurar as alçadas de aprovação de compras e vendas por faixa de valor](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/configurar-alcadas-de-aprovacao-por-valor/)O administrador cadastra, em Definições, Técnico, as alçadas de aprovação: no pedido de compra, o coordenador em qualquer valor, também a gerência financeira acima de 5.000,00 e também a diretoria acima de 20.000,00; na cotação de venda, a gerência comercial acima de 10.000,00.Vídeo de 3 min
- [Achar pedidos com a pesquisa, os filtros e o agrupamento](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/achar-pedidos-pesquisa-filtros-agrupamento/)Toda lista do Odoo tem a mesma barra de pesquisa: o texto digitado procura no campo escolhido, os Filtros recortam a lista e o Agrupar por junta os registros com o total de cada grupo.Vídeo de 2 min
- [Salvar uma pesquisa favorita e compartilhar com a equipe](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/salvar-pesquisa-favorita-compartilhar-equipe/)Uma pesquisa montada com filtros e agrupamento vira um favorito, que se abre com um clique em Favoritos, na seta da caixa de busca.Vídeo de 1 min
- [Ver os pedidos em lista, kanban, calendário, pivô e gráfico](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/ver-pedidos-lista-kanban-calendario-pivo-grafico/)Os mesmos registros podem ser vistos de vários jeitos pelos ícones no canto da lista: lista, kanban (cartões), calendário, pivô (tabela dinâmica) e gráfico.Vídeo de 2 min
- [Exportar uma lista para planilha](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/exportar-lista-planilha/)Qualquer lista do Odoo sai para planilha pelo menu Ações, com as colunas que a pessoa escolher, em XLSX (Excel, LibreOffice, Planilhas Google) ou CSV.Vídeo de 2 min
- [Registrar uma nota e agendar uma atividade no pedido](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/registrar-nota-agendar-atividade-pedido/)Ao lado de cada registro fica a conversa: o histórico do que aconteceu, as notas internas da equipe e as atividades planejadas, com tipo, prazo e responsável.Vídeo de 1 min
- [Ligar o modo desenvolvedor para ver as opções avançadas](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/ligar-modo-desenvolvedor-ver-opcoes-avancadas/)O modo desenvolvedor abre as configurações avançadas do Odoo: o menu Técnico das Definições, com as regras de automação, as ações programadas, as sequências, os formatos de papel, os parâmetros do sistema e as regras de acesso, e as opções completas da tela de usuário.Vídeo de 1 min
- [Fazer cada comprador ver só os próprios pedidos de compra](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/cada-vendedor-ve-os-proprios-clientes/)Uma regra de registro limita quais registros os usuários de um grupo enxergam.Vídeo de 2 min
- [Impedir que a equipe exclua clientes, só arquive](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/arquivar-clientes-em-vez-de-excluir/)Uma regra de registro global que vale só para excluir, com um filtro que nenhum contato atende, faz o Odoo recusar a exclusão de qualquer cliente ou fornecedor.Vídeo de 2 min
- [Mudar a numeração dos pedidos de venda](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/mudar-numeracao-pedidos-venda/)Os números dos documentos internos, como cotações e pedidos de venda, saem de uma sequência com prefixo, tamanho e próximo número.Vídeo de 1 min
- [Fixar o endereço do Odoo usado nos links enviados aos clientes](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/fixar-endereco-do-sistema-nos-links/)Os parâmetros do sistema guardam ajustes gerais do Odoo.Vídeo de 1 min
- [Definir a jornada de trabalho da equipe](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/definir-jornada-trabalho-equipe/)A jornada de trabalho diz em que dias e horários a equipe trabalha. Ela serve aos prazos das atividades, ao planejamento e ao cálculo das horas.Vídeo de 1 min
- [Cadastrar os feriados da cidade na jornada da empresa](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/administracao/cadastrar-feriados-cidade-jornada-empresa/)Os feriados ficam nas folgas da jornada de trabalho, com o tipo e a abrangência: nacional, estadual ou municipal.Vídeo de 1 min
- [Ligar a contabilidade analítica](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/contabilidade/ligar-a-contabilidade-analitica/)Liga a contabilidade analítica nas Definições do Faturamento.Vídeo de 1 min
- [Cadastrar cliente contribuinte de ICMS](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-cliente-contribuinte-de-icms/)Cadastro de uma empresa cliente contribuinte de ICMS, com CNPJ, inscrição estadual e perfil fiscal.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar cliente não contribuinte ou isento](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-cliente-nao-contribuinte-ou-isento/)Cadastro de cliente pessoa jurídica sem inscrição estadual ativa (não contribuinte) ou isento de inscrição. O perfil fiscal define o indicador de IE da NF-e.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar consumidor final pessoa física](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-consumidor-final-pessoa-fisica/)Cadastro de pessoa física compradora de mercadoria, com CPF, tratada como não contribuinte e como operação de consumo final.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar órgão público ou ente estatal](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-orgao-publico/)Cadastro de cliente da administração pública. O perfil fiscal marca o parceiro como entidade pública e liga as retenções na fonte às vendas de mercadorias a ele.Vídeo de 2 min
- [Consultar e validar CNPJ e inscrição estadual](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/consultar-cnpj-e-inscricao-estadual/)Como o cadastro de parceiro confere o CNPJ e a inscrição estadual ao salvar, e onde fica a lupa da consulta automática de CNPJ na Receita.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar produto de revenda](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-produto-de-revenda/)Cadastro de mercadoria comprada para revender, com tipo fiscal, origem, NCM, GTIN e unidade tributável.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar produto industrializado com IPI](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-produto-industrializado-com-ipi/)Cadastro de produto fabricado pela empresa, com tipo fiscal de produto acabado e NCM sujeita a IPI.Vídeo de 1 min
- [Cadastrar produto sujeito a substituição tributária](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-produto-com-substituicao-tributaria/)Cadastro de produto de uma lista de substituição tributária do ICMS, que exige NCM e CEST.Vídeo de 1 min
- [Cadastrar serviço](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-servico/)Cadastro de um serviço com o item da lista da LC 116 e o código de tributação nacional da NFS-e: a nota de serviço sai com esses códigos e o ISS do município.Vídeo de 1 min
- [Cadastrar ativo imobilizado e material de uso e consumo](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-ativo-imobilizado-e-uso-e-consumo/)Cadastro de dois produtos que a empresa compra para uso próprio, um ativo imobilizado e um material de uso e consumo.Vídeo de 2 min
- [Cadastrar parceiro com CNPJ alfanumérico](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/cadastros/cadastrar-parceiro-com-cnpj-alfanumerico/)A Receita Federal passou a emitir CNPJ com letras nas 12 primeiras posições.Vídeo de 2 min
- [Importar o XML do fornecedor com vínculo de produtos](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/compras/importar-xml-da-nf-e-do-fornecedor/)Em vez de digitar a fatura do fornecedor, importe o XML da NF-e: o Odoo lê chave, emitente, itens e impostos e cria a fatura de entrada em rascunho.Vídeo de 2 min
- [Comprar mercadoria com ICMS retido anteriormente por ST](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/compras/compra-com-icms-st-retido-anteriormente/)Na compra de mercadoria que já teve o ICMS recolhido por substituição tributária, o XML do fornecedor traz o CST 60.Vídeo de 2 min
- [Contratar compra por pedido guarda-chuva](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/compras/pedido-de-compra-guarda-chuva/)O pedido guarda-chuva fixa fornecedor, produto, quantidade total e preço por um período.Vídeo de 2 min
- [Configurar a categoria de produto e ver o efeito no financeiro](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/contabilidade/configurar-categoria-produto-ver-efeito-financeiro/)A categoria do produto diz em que contas a venda e a compra são lançadas e como o estoque é avaliado.Vídeo de 2 min
- [Dar ciência da operação](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/df-e/ciencia-da-operacao/)A ciência da operação avisa a SEFAZ que o destinatário tomou conhecimento da nota.Vídeo de 2 min
- [Gerar a fatura do fornecedor a partir da NF-e baixada](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/df-e/fatura-do-fornecedor-a-partir-da-nf-e-baixada/)Com o XML completo baixado pelo DF-e, o botão Importar abre o assistente de importação já com o arquivo, e dele sai a fatura do fornecedor em rascunho, com número, série e chave de acesso da nota.Vídeo de 2 min
- [Configurar a carteira de cobrança do banco](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/financeiro/configurar-carteira-de-cobranca/)A Configuração CNAB guarda os dados da carteira de cobrança do banco (carteira, modalidade, espécie do título, instruções impressas no boleto) e as contas contábeis da tarifa, dos juros e do desconto.Vídeo de 2 min
- [Configurar a moeda estrangeira e a cotação](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/financeiro/configurar-moeda-estrangeira-cotacao/)Deixa o dólar pronto para faturar e pagar em moeda estrangeira: a moeda ativa, a cotação do dia lançada à mão, em reais por dólar, e o serviço de atualização automática pelo Banco Central do Brasil, que traz a PTAX todos os dias.Vídeo de 2 min
- [Configurar os modos de pagamento (boleto, PIX e cartão)](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/financeiro/configurar-modos-pagamento-boleto-pix-cartao/)O modo de pagamento diz como o cliente paga e o que o Odoo faz com isso: o boleto entra sozinho na ordem de cobrança do banco (CNAB) ao confirmar a fatura; o PIX e o cartão são recebidos no banco e baixados na conciliação.Vídeo de 2 min
- [Atualizar as cotações do dólar, do euro e da libra pelo Banco Central](https://docs.kmee.com.br/odoo/18.0/localizacoes/brasil/financeiro/atualizar-cotacoes-pelo-banco-central/)O administrador liga a atualização diária das cotações do dólar, do euro e da libra pelo Banco Central do Brasil, roda a atualização e confere as cotações do dia em Moedas.Vídeo de 2 min