# Documentos

> O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo. Passo a passo no Odoo 16 com a localização brasileira, pela KMEE.

Fonte: https://docs.kmee.com.br/odoo/enterprise/modulos/documentos-e-planilhas/documentos/

O **Odoo Documentos** permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.

Você pode fazer upload de qualquer arquivo (máximo de 64 MB por arquivo no Odoo Online) e organizá-los em vários espaços de trabalho.

Veja também

- [Odoo Documents: product page](https://www.odoo.com/app/documents)
- [Tutoriais do Odoo: Noções básicas sobre documentos](https://www.odoo.com/slides/slide/documents-basics-6841?fullscreen=1)
- [Tutoriais Odoo: Como usar o app Documentos com o app Financeiro](https://www.odoo.com/slides/slide/accounting-integration-and-workflow-actions-6853?fullscreen=1)

## Configuração

Ao ir para **Documentos -> Configuração -> Definições**, você pode ativar a centralização de arquivos anexados a uma área específica de sua atividade. Por exemplo, ao marcar a opção **Recursos humanos**, seus documentos de RH ficam automaticamente disponíveis no espaço de trabalho de RH, enquanto os documentos relacionados à folha de pagamento ficam automaticamente disponíveis no subespaço de trabalho da folha de pagamento. Você pode alterar o espaço de trabalho padrão usando o menu suspenso e editar suas propriedades clicando no botão de link interno (**➔**).

![Enable the centralization of files attached to a specific area of your activity.](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/files-centralization.png)

Nota

- If you enable the centralization of your accounting files and documents, it is necessary to click on **Journals** and define each journal independently to allow automatic synchronization.

  ![Enable the centralization of files attached to your accounting.](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/accounting-files-centralization.png)

- If you select a new workspace, existing documents aren't moved. Only newly created documents will be found under the new workspace.

## Espaços de trabalho

Workspaces are hierarchical folders having their own set of tags and actions. Default workspaces exist, but you can create your own by going to **Documents -> Configuration -> Workspaces** and clicking on **Create**.

Nota

**Workspaces** and **Sub-workspaces** can be created, edited, or deleted by clicking on the gear icon **⚙** on the left menu.

![Create sub-workspaces from the left menu](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/sub-workspaces-creation.png)

## Marcadores

Marcadores são usados nos espaços de trabalho para adicionar um nível de diferenciação entre os documentos. São organizados por categoria e podem ser usados filtros para ordená-los.

Nota

- Os marcadores de um espaço de trabalho principal se aplicam automaticamente aos espaços de trabalho secundários.
- Os marcadores podem ser criados e modificados em **Configuração -> Marcadores**;
- Os marcadores também podem ser criados, excluídos ou editados clicando no ícone de engrenagem **⚙** no menu à esquerda.

## Gerenciamento de documentos

Ao selecionar ou abrir um documento, o painel direito exibe diferentes opções. Na parte superior, opções adicionais podem estar disponíveis: **Baixar**, **Compartilhar**, **Substituir**, **Bloquear** ou **Dividir**. Também é possível **Abrir chatter** ou **Arquivar** o documento.

![right panel options](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/right-panel-options.png)

Em seguida, você pode modificar o nome do seu arquivo clicando em **Documento**. É possível atribuir um **Contato** ou um **Proprietário** pode ser atribuído. O **Espaço de trabalho** relacionado pode ser modificado e é possível acessar o **Lançamento no diário** relacionado ou adicionar **marcadores**.

Nota

- The **Contact** is the person related to the document and assigned to it. He can only view the document and not modify it. I.e.: an existing supplier in your database is the contact for their bill.
- A pessoa que cria um documento é, por padrão, o **Proprietário** do documento e tem todos os direitos sobre ele. É possível substituir o proprietário de um documento. Ou seja, um funcionário deve ser o proprietário de um documento para poder vê-lo em "Meu perfil".

Finally, different **Actions** are available at the bottom of the right panel, depending on the workspace where your document is stored.

## Workflow actions

Workflow actions help you streamline the management of your documents and your overall business operations. These are automated actions that can be created and customized for each workspace. For example, create documents, process bills, sign, organize files, add tags to a file or move it to another workspace with a single click etc. These workflow actions appear on the right panel when it meets the criteria you set.

### Create workflow actions

Para criar ações de fluxo de trabalho, vá para **Documentos -> Configuração -> Ação** e clique em **Criar**.

Nota

An action applies to all **Child Workspaces** under the **Parent Workspace** you selected.

### Set the conditions

You can **Create** a new **Action** or edit an existing one. You can define the **Action Name** and then set the conditions that trigger the appearance of the action button (**▶**) on the right-side panel when selecting a file.

There are three basic types of conditions you can set:

1. **Marcadores**: você pode usar as condições **Contém** e **Não contém**, o que significa que os arquivos *devem ter* ou *não devem ter* os marcadores definidos aqui.
2. **Contact**: the files must be associated with the contact set here.
3. **Owner**: the files must be associated with the owner set here.

![Example of a workflow action's basic condition in Odoo Documents](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/basic-condition-example.png)

Dica

Se você não definir nenhuma condição, o botão de ação aparecerá para todos os arquivos dentro do espaço de trabalho selecionado.

#### Advanced condition type: domain

Importante

Recomenda-se ter conhecimento de desenvolvimento de Odoo para configurar corretamente os filtros de *Domínio*.

To access the *Domain* condition, the [developer mode](https://docs.kmee.com.br/odoo/enterprise/modulos/administracao/modo-de-desenvolvedor-modo-de-depuracao/#developer-mode) needs to be activated. Once that's done, select the **Domain** condition type, and click on **Add Filter**.

![Activating the domain condition type in Odoo Documents](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/activate-domain-condition.png)

To create a rule, you typically select a **field**, an **operator**, and a **value**. For example, if you want to add a workflow action to all the PDF files inside a workspace, set the **field** to *Mime Type*, the **operator** to *contains*, and the **value** to *pdf*.

![Example of a workflow action's domain condition in Odoo Documents](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/domain-condition-example.png)

Click on **Add node** (plus-circle icon) and **Add branch** (ellipsis icon) to add conditions and sub-conditions. You can then specify if your rule should match **ALL** or **ANY** conditions. You can also edit the rule directly using the **Code editor**.

![Add a node or a branch to a workflow action's condition in Odoo Documents](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/use-domain-condition.png)

### Configure the actions

Select the **Actions** tab to set up your action. You can simultaneously:

- **Set Contact**: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one.

- **Set Owner**: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one.

- **Move to Workspace**: move the file to any workspace.

- **Create**: create one of the following items attached to the file in your database:

  > - **Product template**: create a product you can edit directly.
  > - **Task**: create a Project task you can edit directly.
  > - **Signature request**: create a new Sign template to send out.
  > - **Sign directly**: create a Sign template to sign directly.
  > - **Vendor bill**: create a vendor bill using OCR and AI to scrape information from the file content.
  > - **Customer invoice**: create a customer invoice using OCR and AI to scrape information from the file.
  > - **Vendor credit note**: create a vendor credit note using OCR and AI to scrape information from the file.
  > - **Credit note**: create a customer credit note using OCR and AI to scrape information from the file.
  > - **Applicant**: create a new HR application you can edit directly.

- **Set Tags**: add, remove, and replace any number of tags.

- **Activities - Mark all as Done**: mark all activities linked to the file as done.

- **Activities - Schedule Activity**: create a new activity linked to the file as configured in the action. You can choose to set the activity on the document owner.

![Example of a workflow action Odoo Documents](https://docs.kmee.com.br/odoo/referencias/img/applications/productivity/documents/workflow-action-example.png)

## Digitize documents with AI and optical character recognition (OCR)

Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document you want to digitize, click on **Create Bill**, **Create Customer Invoice** or **Create credit note**, and then click on **Send for Digitization**.

Veja também

[AI-powered document digitization](https://docs.kmee.com.br/odoo/enterprise/modulos/financeiro/digitalizacao-de-documentos-com-ia/)