Registrar la nómina de la oficina y pagar los salarios
La oficina contable envía la nómina del mes. El contador la registra en Odoo, por hoja de cálculo o por el resumen, con el salario neto de cada empleado abierto por pagar, el anticipo descontado y las provisiones de vacaciones y de aguinaldo. El financiero programa entonces los salarios y las guías de la nómina y paga los salarios con una orden de pago con el archivo del banco.
Antes de comenzar
Tenga la nómina enviada por la oficina: una hoja con una fila por partida (referencia, fecha, diario, cuenta, contacto, etiqueta, fecha de vencimiento, modo de pago, débito y crédito) o el resumen mensual. La cuenta 2.1.5.1.01 Salários es del tipo Cuentas por pagar y conciliable, los empleados están registrados como contactos con la distribución analítica por empleado, y tienen CPF y cuenta bancaria confiable para el archivo de pago. El ejemplo es Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, con la nómina de octubre de 2026 enviada por Tiriba Contabilidade: Maria Fernanda Santos (salario de R$ 6.000,00, INSS de R$ 641,51, IRRF de R$ 385,10 y anticipo de R$ 2.400,00 el 20/10/2026), Camila Rocha Duarte (R$ 3.200,00, INSS de R$ 272,60) y Bruno Teixeira Lima (R$ 4.200,00, INSS de R$ 392,60). Vale en Brasil con configuración: las cuentas, los empleados, las plantillas de asiento, el modo de pago y la estructura del banco los registra la empresa una sola vez; el INSS y el IRRF vienen calculados por la oficina.
Paso a paso
1. Registre la nómina desde la hoja de la oficina
En Contabilidad, abra Asientos contables, haga clic en el engranaje junto al título y elija Importar registros. Haga clic en Cargar archivo de datos y elija la hoja: Odoo vincula cada columna a su campo. Haga clic en Probar: Todo parece válido. Haga clic en Importar. Abra la nómina, revise el empleado y el centro de costo de cada línea y el total de R$ 13.400,00, y haga clic en Publicar. El gasto de salarios va al centro de costo de cada empleado (Administrativo R$ 9.200,00 y Operações R$ 4.200,00), el INSS y el IRRF quedan por pagar a la Receita Federal y el salario neto de cada persona queda abierto en la cuenta 2.1.5.1.01 Salários, con el empleado en la línea. En Informes, abra Libro mayor, indique 01/10/2026 a 31/10/2026, la cuenta y los empleados, y haga clic en Ver. En Partidas abiertas, indique 31/10/2026, los empleados y Solo cuentas por pagar.
2. Registre el anticipo y descuéntelo en la nómina
Cuando la hoja trae también el anticipo del día 20 y la nómina con el descuento, impórtela del mismo modo. Registre el anticipo, con el débito en Adiantamentos a Empregados y Maria en la línea (R$ 2.400,00, 40 % del salario). Después registre la nómina: el descuento del anticipo es un crédito en la misma cuenta, con el mismo empleado, y el neto de Maria sale en R$ 2.573,39 (6.000,00 - 641,51 - 385,10 - 2.400,00). En Apuntes contables, busque la cuenta Adiantamentos a Empregados, marque los dos apuntes y elija Acciones, Conciliar, y haga clic en Conciliar: el anticipo y el descuento se anulan y el saldo de la cuenta queda en cero. En Partidas abiertas, solo el salario neto queda abierto. El neto de Camila (2.927,40) y el de Bruno (3.807,40) no tienen anticipo.
3. Registre la nómina desde el resumen de la oficina
Cuando la oficina envía el resumen del mes, en Facturación abra el menú Financiero, elija Crear asiento desde plantilla, elija Folha de pagamento mensal y haga clic en Siguiente. Indique la fecha del último día del mes y la referencia de la nómina. Indique los valores del resumen: salarios 6.000,00, INSS 641,51, IRRF 385,10, contribuciones de la empresa 1.668,00 y FGTS 480,00. Haga clic en Crear asiento: Odoo calcula el neto de 4.973,39, las cargas por pagar y el total de 8.148,00. Haga clic en Publicar. Si el asiento no cuadra, algún valor del resumen quedó en blanco: complete todos antes de crear.
4. Provisione las vacaciones y el aguinaldo
En Facturación, abra Configuración, Plantillas de asiento contable y la Provisão mensal de férias e 13º. Abra la línea 3: el INSS sobre vacaciones se calcula con la fórmula L1 * 0.278; el FGTS, en la línea 5, usa 0.08. Haga clic en Generar asiento, indique 30/04/2026 y las provisiones de 888,89 (vacaciones) y 666,67 (aguinaldo), para una nómina de 8.000,00. Haga clic en Crear asiento: la plantilla calcula el INSS, el FGTS y las provisiones en el pasivo. Revise el total de 2.112,44 en débito y crédito y haga clic en Publicar. Las alícuotas de la plantilla (RAT y terceros) son las de la empresa.
5. Programe los salarios y las guías de la nómina
Con la nómina registrada desde el resumen (neto de 4.973,39), en Facturación abra el menú Proveedores, elija Facturas y haga clic en Nuevo. Elija a Maria Fernanda Santos, indique la referencia del salario, la fecha 31/10/2026 y el vencimiento 06/11/2026, el viernes antes del quinto día hábil de noviembre. Añada la línea Salário líquido, en la cuenta 2.1.5.1.01 Salários del pasivo, de 4.973,39, y haga clic en Confirmar. Abra el menú Financiero, elija Pagos y Lista de vencimientos y, en la flecha de la búsqueda, filtre Pagables: el salario el 06/11 y las guías el 19/11, el DARF de la DCTFWeb de 2.694,61 (INSS e IRRF) y la guía del FGTS de 480,00. Juntos suman los 8.148,00 de la nómina. Si la línea va al gasto, use la cuenta 2.1.5.1.01 Salários del pasivo.
6. Pague los salarios con la orden de pago
El 06/11/2026, abra Proveedores, Órdenes de pago, haga clic en Nuevo y elija el modo Pagamento de salários - Itaú. Haga clic en Crear líneas de pago desde apuntes contables, indique vencimiento hasta 06/11/2026 y Añadir todas. En Modo de pago, elija Mismo o Vacío y añada de nuevo. En Filtro de diario, elija Operações diversas y añada de nuevo. En Contacto, elija a los tres empleados y añada de nuevo, para que queden solo los salarios. Haga clic en Crear transacciones: la orden gana una línea por empleado, con su cuenta bancaria. Haga clic en Confirmar pagos y en Generar archivo de pago. Revise en el archivo el lote de salarios y el total de 9.308,19 (Maria 2.573,39, Camila 2.927,40 y Bruno 3.807,40). Vuelva a la orden y haga clic en Archivo enviado con éxito: la orden queda como Archivo enviado. Los salarios siguen abiertos hasta el retorno del banco.
Resultado esperado
La nómina está registrada, con el salario neto de cada empleado abierto por pagar, el anticipo descontado y las provisiones de vacaciones y de aguinaldo. Los salarios y las guías están programados en la lista de vencimientos, y la orden de R$ 9.308,19 está confirmada, con el archivo CNAB 240 de Itaú generado y marcado como enviado.
Si algo sale mal
Si la prueba señala una cuenta o contacto no encontrado, el código de la cuenta o el nombre del empleado en la hoja es distinto al registrado en Odoo: corrija la hoja y pruebe de nuevo. Si Odoo rechaza publicar porque el asiento no está cuadrado, los débitos son distintos a los créditos: pida a la oficina la línea que falta e importe de nuevo. Si la columna Analítico de los gastos está vacía, el empleado no tiene la distribución analítica o la línea quedó sin empleado. Si Partidas abiertas no muestra los salarios, la fecha es anterior a la de la nómina o el empleado no está en el filtro. Si Conciliar no acepta los apuntes, son de cuentas o empleados distintos: marque solo el débito del anticipo y el crédito del descuento del mismo empleado. Si la lista de vencimientos muestra el salario sin vencimiento, elija Pagables en Filtros. Si el asistente no trae los salarios, la fecha de vencimiento del filtro es anterior a 06/11/2026 o el Modo de pago está en Mismo y los salarios no tienen modo: indique la fecha y elija Mismo o Vacío. Si el archivo de pago no se genera, el empleado no tiene cuenta bancaria o CPF: registre la cuenta bancaria confiable y el CPF y genere el archivo de nuevo.