Exportar e importar datos

En Odoo, a veces es necesario exportar o importar datos para crear informes o para modificar datos. En esta documentación se hablará sobre la exportación e importación de datos a y desde Odoo.

Exportar datos desde Odoo

Cuando se trabaja con una base de datos, a veces es necesario exportar datos en un archivo separado. Hacerlo puede ayudar en los informes sobre actividades, aunque Odoo proporciona una herramienta de informes precisa con cada aplicación disponible.

Con Odoo, los valores se pueden exportar desde cualquier campo en cualquier registro. Para hacerlo, activa el icono de vista de lista ☷ (Lista) en los elementos que deben exportarse y luego selecciona los registros que deben exportarse. Para seleccionar un registro, marca la casilla junto al registro correspondiente. Finalmente, haz clic en el botón Acción y selecciona fa-upload Exportar.

Al hacer clic en fa-upload Exportar, aparece una ventana emergente Exportar datos con varias opciones para los datos a exportar:

1. Con la opción Quiero actualizar datos (exportación compatible con importación) marcada, el sistema solo muestra los campos que se pueden importar. Esto es útil en el caso de que los registros existentes necesiten actualizarse. Esto funciona como un filtro. Dejar la casilla sin marcar, ofrece muchas más opciones de campos porque muestra todos los campos, no solo los que se pueden importar.
2. Al exportar puede elegir dos formatos: .csv y .xls. Con .csv, los elementos se separan con una coma, mientras que .xls almacena información sobre todas las hojas de trabajo en un archivo e incluye tanto el contenido como el formato.
3. Estos son los elementos que se pueden exportar. Usa el icono > (Mostrar subcampos) para mostrar más opciones de subcampos. Usa la barra de Búsqueda para encontrar campos específicos. Para usar la opción Búsqueda de manera más eficiente, haz clic en todos los iconos > (Mostrar subcampos) para mostrar todos los campos.
4. El botón con icono + (Seleccionar campo) está presente para agregar campos a la lista Campos a exportar.
5. El icono ^v (Ordenar) a la izquierda de los campos seleccionados se puede usar para mover los campos hacia arriba y hacia abajo, para cambiar el orden en que se muestran en el archivo exportado. Arrastra y suelta usando el icono ^v (Ordenar).
6. El icono ⌫ (Eliminar campo) se usa para eliminar campos. Haz clic en el icono ⌫ (Eliminar campo) para eliminar el campo.
7. Para informes recurrentes, es útil guardar preajustes de exportación. Selecciona todos los campos necesarios y haz clic en el menú desplegable de plantilla. Una vez allí, haz clic en Nueva plantilla y asigna un nombre único a la plantilla de exportación. Haz clic en el icono fa-floppy-o (disquete) para guardar la configuración. La próxima vez que se necesite exportar la misma lista, selecciona la plantilla relacionada que se guardó previamente desde el menú desplegable.

Importar datos a Odoo

Importar datos a Odoo es muy útil, sobre todo durante la implementación o cuando necesita actualizar los datos en lote. La siguiente documentación menciona cómo importar datos a una base de datos de Odoo.

Empezar

Los datos pueden ser importados en cualquier objeto empresarial de Odoo usando formatos Excel (.xlsx) o CSV (.csv). Esto incluye: contactos, productos, extractos bancarios, asientos y pedidos.

Abre la vista del objeto al que se deben importar/poblar los datos, haz clic en el icono ⚙ (Acción) y en el menú desplegable selecciona fa-upload (Importar registros).

Haz clic en fa-uploadImportar plantilla para clientes en el centro de la página para descargar una plantilla y poblarla con los propios datos de la empresa. Tales plantillas se pueden importar con un clic ya que el mapeo de datos ya está preconfigurado.

Para cargar la plantilla descargada o un archivo existente, sigue los siguientes pasos:

1. Haga clic en Subir archivo de datos y seleccione el archivo deseado.
2. Ajuste las opciones de Formato como sea necesario (solo para archivos CSV).
3. Asegúrese de que todos los datos en la Columna de archivo estén mapeados correctamente a su Campo de Odoo y no tenga errores.
4. (Opcional) Haga clic en Cargar archivo de datos para volver a cargar el mismo archivo o subir uno diferente.
5. Haga clic en Probar para verificar que los datos sean válidos.
6. Haga clic en Importar.

Adaptar una plantilla

En la herramienta de importación se proporcionan las plantillas para importar los datos más comunes (contactos, productos, estados de cuenta bancarios, etc.). Puede abrirlas con cualquier software de hojas de cálculo (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive, entre otros).

Una vez que se descargue la plantilla, siga los siguientes pasos:

• Agregue, elimine y organice columnas para que se adapten mejor a la estructura de su información.
• Se le recomienda no quitar la columna ID externo (ID) (vea por qué en la siguiente sección).
• Configure un ID único para cada registro, solo tiene que arrastrar hacia abajo la secuencia de ID en la columna ID externo (ID).

Importar desde otra aplicación

El ID externo (ID) es un identificador único para un elemento de línea. Es posible usar un ID externo (ID) de software anterior para facilitar la transición a Odoo.

No es obligatorio establecer un ID al importar, pero es de gran ayuda en muchos casos:

• Actualizar importaciones: Importe el mismo archivo varias veces sin crear duplicados.
• Importar campos relacionales.

Para recrear relaciones entre diferentes registros, el identificador único de la aplicación original debe usarse para mapearlo a la columna ID Externo (ID) en Odoo.

Cuando se importe otro registro vinculado al primero, utilice XXX/ID (XXX/ID externo) para el identificador único original. Este registro también se puede encontrar utilizando su nombre.

Campo faltante para mapear una columna

Odoo heurísticamente intenta encontrar el tipo de campo para cada columna dentro del archivo importado, basado en las primeras diez líneas de los archivos.

Por ejemplo, si hay una columna que sólo contiene números, sólo se presentan como opciones los campos de tipo entero.

Aunque en la mayoría de los casos este comportamiento puede ser favorable, también es posible que ocurra un error o que la columna se asigne a un campo que no está propuesto de forma predeterminada.

SI esto pasa, marque la opción Mostrar campos de campos relacionados (avanzado), después una lista completa de campos estará disponible para cada columna.

Cambiar el formato de importación de datos

Al importar un archivo CSV file, Odoo le da opciones de Formato.

Para ver qué formato de fecha encontró Odoo en el archivo, puede revisar el formato de fecha que aparece al hacer clic en las opciones en el selector de archivos. Si este formato no es correcto, puede cambiarlo usando la ISO 8601 para definir el formato.

Importar números con signos de divisa

Odoo es compatible con los números entre paréntesis para representar los signos negativos, así como los números con los signos de divisa. Odoo también detecta de forma automática qué separador de miles o decimales utiliza. Si usa un símbolo de divisa que Odoo no conoce, es posible que no se reconozca como un número y se bloqueará.

Ejemplos de números compatibles (se usa treinta y dos mil como ejemplo):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32,000.00
• -32000.00
• (32000.00)
• $ 32,000.00
• (32000.00 €)

Ejemplos que no son compatibles:

• ABC 32,000.00
• $ (32,000.00)

Tabla de previsualización de la importación no se muestra correctamente

De forma predeterminada, la vista previa de importación está configurada con comas como separadores de campo y con comillas como delimitadores de texto. Si el archivo CSV no cuenta con estos ajustes, entonces modifique las opciones de formato que aparecen en la barra de importación del archivo CSV después de seleccionar el archivo CSV.

Cambiar el formato del archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo

Al editar y guardar archivos CSV en aplicaciones de hojas de cálculo, se aplica la configuración regional del ordenador para el separador y el delimitador. Odoo sugiere usar OpenOffice o LibreOffice, ya que ambas aplicaciones permiten modificar las tres opciones (desde la aplicación LibreOffice, ir al cuadro de diálogo 'Guardar como' -> Marcar la casilla 'Editar configuración de filtro' -> Guardar).

Microsoft Excel solo puede modificar la codificación al guardar (en el cuadro de diálogo 'Guardar como' -> 'Herramientas' -> Pestaña de codificación).

Diferencias entre el ID de la base de datos y el ID externo

Algunos campos definen una relación con otro objeto. Por ejemplo, el país de un contacto es un enlace a un registro del objeto 'País'. Cuando se importan estos campos, Odoo tendrá que volver a crear enlaces entre los diferentes registros. Para ayudarle a importar dichos campos, Odoo proporciona tres mecanismos.

Por ejemplo, para referenciar el país de un contacto, Odoo propone tres campos distintos para importar:

• País: el nombre o código del país.
• País/ID de la base de datos: el ID único de Odoo para un registro, definido por la columna ID PostgreSQL.
• País/ID externo: el ID de este registro al que se hace referencia en otra aplicación (o el archivo .XML que lo importó).

Para Bélgica, por ejemplo, use una de estas tres maneras de importar:

• País: Bélgica
• País/ID de la base de datos: 21
• País/ID externo: base.be

Según las necesidades de la empresa, utilice una de estas 3 formas de referenciar registros en relaciones. Deberá usar una u otra, según sea necesario, aquí tiene un ejemplo:

• Usar país: esta es la forma más sencilla cuando los datos provienen de archivos CSV que se crearon de forma manual.
• Usar país/ID de la base de datos: es poco probable que use esta notación, ya que en su mayoría la utilizan los desarrolladores. Su principal ventaja es que nunca tiene conflictos (puede tener varios registros con el mismo nombre, pero solo tendrán un ID de base de datos único).
• Usar país/ID externo: utilice el ID externo cuando importa datos desde una aplicación de terceros.

Cuando se utilicen ID externos, importe archivos CSV con la columna ID externos (ID) que define el ID externo de cada registro que se importa. A continuación, se puede hacer referencia a ese registro con columnas como Campo/ID externo. Los dos archivos CSV siguientes ofrecen un ejemplo de productos y sus categorías.

• Archivo CSV para categorías
• Archivo CSV para productos

Importar campos de relación

Un objeto de Odoo siempre se relaciona con muchos otros, por ejemplo, un producto está vinculado a categorías de productos, atributos, proveedores y más. Para importar esas relaciones, primero debe importar los registros del objeto relacionado desde su propio menú de lista.

Esto puede hacerse mediante el nombre del registro relacionado o por su ID, este último se espera cuando dos registros tienen el mismo nombre. En tal caso, agregue /ID al final del título de la columna (por ejemplo, para atributos de producto: Atributos de producto / Atributo / ID).

Opciones para varias coincidencias en campos

Si, por ejemplo, hay dos categorías de producto con el nombre secundario Se puede vender (por ejemplo, Productos varios/Se puede vender y Otros productos/Se puede vender), la validación se detendrá, pero aún podrá importar los datos. Le recomendamos que no importe los datos, ya que todos se vincularán a la primera categoría, Se puede vender, que a su vez pertenece a la categoría Lista de producto (Productos varios/Se puede vender). Le sugerimos que modifique uno de los valores duplicados, o la jerarquía de la categoría del producto.

Sin embargo, si la empresa no desea cambiar la configuración de las cateogrías de los producto, le recomendamos usar el ID externo para el campo 'Categoría'.

Importar campos de relación many2many

Las etiquetas se deben separar con coma y sin espacios. Por ejemplo, si un cliente debe vincularse a las etiquetas Fabricante y Vendedor minorista entonces debe poner las etiquetas 'Fabricante,Vendedor minorista' en la misma columna del archivo CSV.

• Archivo CSV para fabricante, minorista

Importar relaciones one2many

Si una empresa desea importar un pedido de venta con varias líneas de pedido es necesario que reserven una fila específica en el archivo CSV para cada línea del pedido. La primera línea del pedido se importa en la misma fila que la información relacionada al pedido. Las líneas adicionales necesitan otras filas que no tengan información en los campos relacionados a ese pedido.

Importar archivos de imagen

Para importar archivos con el archivo CSV o Excel subido, siga los siguientes pasos:

1. Añada los nombres de archivo de la imagen a la columna Imagen correspondiente en el archivo de datos.
2. Suba el archivo de datos o haga clic en Cargar archivo de datos para volver a subirlo.
3. Haga clic en Suba sus archivos en la sección Archivos a importar.
4. Seleccione los archivos de imagen correspondientes. El número de archivos seleccionados aparecerá a un lado del botón.
5. Haga clic en Probar para verificar que todos los datos sean válidos.
6. Haga clic en Importar. Durante el proceso de importación, Odoo realiza una revisión de archivo para vincular automáticamente las imágenes subidas con el archivo de datos importado. Si no encuentra una coincidencia, el archivo de datos se importará sin la imagen.

Importar registros varias veces

Si un archivo importado contiene la columna ID externo o la columna ID de la base de datos, los registros que ya se importaron se modificarán en lugar de que se creen desde cero. Esto es uy util ya que permite que los usuarios importen el mismo archivo CSV varias veces si se hicieron cambios durante dos importaciones.

Odoo se asegura de crear o modificar cada registro, dependiendo de si es nuevo o no.

Esta función permite que la empresa use la herramienta de importación o exportación para modificar un lote de registros en la aplicación Hoja de cálculo.

Valor no dado para un campo en específico

Si no todos los campos están configurados en el archivo CSV, Odoo asigna el valor predeterminado para cada campo no definido. Sin embargo, si los campos están configurados con valores vacíos en el archivo CSV, Odoo establece el valor vacío en el campo, en lugar de asignar el valor predeterminado.

Exportar o importar diferentes tablas de una aplicación SQL a Odoo

Si necesita importar datos de diferentes tablas, tendrá que volver a crear relaciones entre registros que pertenecen a diferentes tablas. Por ejemplo, si importa empresas e individuos, deberá volver a crear el vinculo entre cada individuo y la empresa en la que trabajan.

Para gestionar las relaciones entre tablas, puede utilizar las funciones de ID externo de Odoo. El ID externo de un registro es el identificador único de este registro en otra aplicación. Este debe ser único en todos los registros de todos los objetos, así que es una buena práctica anteponer este ID externo al nombre de la aplicación o tabla, (como 'empresa_1', 'persona_1' en lugar de '1').

Como ejemplo, supongamos que hay una base de datos SQL con dos tablas que se necesitan importar: empresas y personas. Cada persona pertenece a una empresa, entonces se debe volver a crear el vínculo entre una persona y la empresa para la que trabajan.

Pruebe este ejemplo con un ejemplo de una base de datos PostgreSQL.

Primero, exporte todas las empresas y sus ID externos. Escriba el siguiente comando en PSQL:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Este comando SQL crea el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Usaremos el siguiente comando SQL en PSWL para crear el archivo CSV para personas vinculadas a empresas:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Produce el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

En el archivo anterior, Fabien y Laurence trabajan para la empresa Bigees (empresa_1) y Eric trabaja para la empresa Organi. La relación entre personas y empresas se realiza mediante el ID externo de las empresas. Se usa el nombre de la tabla como prefijo del ID externo para evitar un conflicto de ID entre personas y empresas (persona_1 y empresa_1 que compartían el mismo ID 1 en la base de datos original).

Los dos archivos que se generaron están listos para importarse a Odoo sin ninguna modificación. Tras importar estos dos archivos CSV, tendrá cuatro contactos y tres empresas, los dos primeros contactos están vinculados a la primera empresa. Primero debe importar las empresas y luego las personas.

Actualizar datos en Odoo

Es posible actualizar los datos existentes en lote con una importación de datos siempre y cuando el ID externo sea consistente.

Preparar la exportación de datos

Para actualizar datos mediante una importación, primero navega a los datos que se actualizarán y selecciona el icono ☷ (Lista) para activar la vista de lista. En el extremo izquierdo de la lista, marca la casilla de cualquier registro que se actualizará. Luego, haz clic en el botón Acciones y selecciona fa-upload Exportar del menú desplegable.

En la ventana emergente Exportar datos seleccione la casilla etiquetada como Deseo actualizar datos (exportación compatible con importación). Esta acción incluye el ID externo de forma automática en la exportación y limita la lista de campos a exportar para incluir solo los campos que se pueden importar.

Seleccione los campos que se deben incluir en la exportación usando las opciones de la ventana emergente y después haga clic en Exportar.

Importar los datos actualizados

Haga los cambios necesarios en el archivo de datos después de exportarlo. Una vez que el archivo esté listo, podrá importarlo con el mismo proceso que realiza para cualquier otra importación.