Cuidar del certificado digital de la empresa

Entienda los certificados A1 y A3, dónde se compran y cuánto tiempo valen, renueve el A1 a tiempo sin detener la emisión y sepa qué revisar cuando la SEFAZ rechaza la nota por el certificado.

Antes de comenzar

Use un usuario con el perfil Administrador. Tenga el archivo del certificado (.pfx o .p12) y su contraseña, recibidos de la autoridad certificadora.

Paso a paso

1. Conozca los certificados A1 y A3

La empresa firma las notas con un certificado e-CNPJ de la ICP-Brasil.

El A1 es un archivo (.pfx o .p12) protegido por contraseña. Se registra en Odoo, en Fiscal > Configuración > Certificado, y se vincula a la empresa. Suele valer un año.
El A3 está en un token o una tarjeta con lector y queda con la persona que lo guarda. Puede valer hasta cinco años.

Para emitir desde Odoo, use el A1: es el archivo que la empresa registra y vincula a cada empresa que emite.

2. Compre a una autoridad acreditada

El e-CNPJ lo venden las autoridades certificadoras acreditadas en la ICP-Brasil; la lista está en el sitio del ITI (Instituto Nacional de Tecnología de la Información). El representante legal de la empresa valida su identidad, en persona o por videollamada, y recibe el archivo A1 y la contraseña.

Compre el certificado para el CNPJ que emite las notas. La sucursal puede usar el certificado de la matriz, que tiene la misma raíz de CNPJ, o un certificado propio.

3. Revise la validez y el titular

Abra el certificado en Fiscal > Configuración > Certificado. Odoo lee del archivo el titular (razón social y CNPJ), el emisor, la fecha inicial y la fecha de vencimiento, y muestra si el certificado es válido. En Ajustes > Empresas, la pestaña Fiscal > Certificados muestra qué certificado firma la NF-e de cada empresa.

4. Renueve a tiempo

Comience la renovación cerca de un mes antes del vencimiento: compre el certificado nuevo, valide la identidad y reciba el archivo. Después registre el certificado nuevo y cámbielo en la pestaña Certificados de la empresa. La emisión no se detiene: la siguiente nota ya sale firmada con el certificado nuevo, y las notas autorizadas antes siguen válidas.

Para recibir el aviso a tiempo, programe una actividad en el propio certificado, para la persona que se encarga de la renovación, un mes antes del vencimiento.

5. Cuando la SEFAZ rechaza por el certificado

Si Odoo no abre el archivo al guardar el certificado, el problema es la contraseña y no un rechazo de la SEFAZ: confirme la contraseña con la autoridad certificadora y use el archivo original.

Cuando la SEFAZ rechaza la nota, lea el código del rechazo y revise:

Validez (rechazos 281 y 291): el certificado pasó de su fecha de vencimiento. Registre el certificado renovado y cámbielo en la empresa.
Autoridad acreditada (rechazos 285 y 295): el certificado no fue emitido por una autoridad acreditada en la ICP-Brasil. Use el e-CNPJ emitido por una autoridad acreditada.
Cadena de certificación (rechazos 283 y 293): hay un error en la cadena de certificación, por ejemplo una cadena incompleta. Instale la cadena completa junto con el certificado.
CNPJ diferente (rechazo 213): la raíz del CNPJ del certificado no es la misma del emisor. Vincule a cada empresa un certificado con su raíz de CNPJ.

Resultado esperado

Cada empresa emite con un certificado válido de su raíz de CNPJ, la renovación queda programada antes del vencimiento, y un rechazo por certificado se resuelve revisando contraseña, validez, cadena y CNPJ.

Si algo sale mal

El certificado aparece como no válido: la fecha de vencimiento pasó. Registre el certificado renovado.
La nota salió firmada con el certificado anterior: la empresa todavía apunta a él en la pestaña Certificados. Cámbielo antes de transmitir la próxima nota.