Configurar los tipos de documento, las series y la numeración

Defina qué documento fiscal emite cada empresa, cree las series de NF-e, NFC-e y NFS-e, elija el entorno de emisión y siga el número que recibe cada nota.

Antes de comenzar

Use un usuario con el perfil de responsable fiscal. Tenga la serie y el último número usado en cada modelo de documento, y el entorno en el que la empresa va a emitir, homologación para pruebas o producción.

Paso a paso

1. Revise los tipos de documento

Abra Fiscal > Configuración > Otros > Documento fiscal. Cada registro es un modelo oficial de documento: 55 para la NF-e, 65 para la NFC-e, 57 para el CT-e, 58 para el MDF-e y SE para la NFS-e. El código del modelo va a la etiqueta mod (modelo del documento) del XML.

Los documentos marcados como ¿Es electrónico? pasan por la autorización de la SEFAZ o del municipio. Los demás, como la nota fiscal modelo 1 en papel, se registran y quedan autorizados en la confirmación.

2. Defina el documento predeterminado de la empresa

Abra Fiscal > Terceros > Empresa, elija la empresa y, en la pestaña Fiscal, abra la subpestaña Documentos electrónicos. En Tipo de documento predeterminado, elija el modelo que la empresa más emite, normalmente 55, NF-e. Este es el documento de las facturas de venta que no indican otro tipo en la línea de la operación.

3. Cree las series

Abra Fiscal > Configuración > Otros > Serie de documentos fiscales y haga clic en Nuevo. Complete el Código de la serie, de 1 a 3 dígitos, el Nombre, el Documento fiscal y la Empresa. Cree una serie para cada combinación de empresa y modelo, por ejemplo la serie 1 de la NF-e y la serie 1 de la NFC-e de Guatambu Móveis.

El código de la serie va a la etiqueta serie del XML y al encabezado del DANFE, al lado del número.

4. Elija la serie de cada operación

Abra la operación en Fiscal > Configuración > Operaciones > Operación y, en la pestaña Documentos fiscales, indique el tipo de documento y la serie que cada empresa usa en esa operación. Así la venta puede salir en la serie 1 y la remesa en otra serie, si la empresa separa las numeraciones. Sin esa indicación, la nota usa la primera serie activa de la empresa para el modelo.

5. Elija el entorno y la versión

En la ficha de la empresa, pestaña Fiscal, subpestaña NF-e, revise la Versión de la NF-e, 4.00, y el Entorno de la NF-e. En Homologación, la nota va al entorno de pruebas de la SEFAZ, sale con la etiqueta tpAmb (ambiente) igual a 2 y el DANFE trae la marca SEM VALOR FISCAL. En Producción, la nota tiene validez jurídica.

La NFS-e tiene su propio entorno en la subpestaña NFS-e. Cada nota guarda el entorno del momento en que se creó.

6. Siga la numeración

El número de la nota se asigna en la confirmación de la factura, por la secuencia de la serie, y va a la etiqueta nNF (número de la nota) del XML y al encabezado del DANFE. El campo Próximo número de la serie muestra el número que va a recibir la próxima nota. Los números ya usados y los inutilizados no se repiten.

En la NFS-e, la confirmación numera el RPS, y el número de la NFS-e viene del municipio en la autorización.

7. Revise en una nota

Confirme una factura de venta de Guatambu Móveis. Haga clic en Detalhes, en la parte superior de la factura, y revise la serie y el número. Abra el XML y ubique las etiquetas mod (modelo del documento), serie, nNF (número de la nota) y tpAmb (ambiente). En el DANFE, el número y la serie aparecen en el encabezado y en el talón, y en homologación el documento trae la marca SEM VALOR FISCAL.

Resultado esperado

Cada empresa tiene definidos su documento predeterminado, las series de cada modelo y el entorno de emisión, y las notas salen con serie y número en secuencia.

Si algo sale mal

La factura pidió un documento fiscal predeterminado: complete el Tipo de documento predeterminado en la subpestaña Documentos electrónicos de la empresa.
La nota salió en otra serie: revise la pestaña Documentos fiscales de la operación y las series activas de la empresa para el modelo.
La nota fue al entorno equivocado: revise el Entorno de la NF-e de la empresa antes de crear la factura.