Configurar os tipos de documento, as séries e a numeração

Defina qual documento fiscal cada empresa emite, crie as séries de NF-e, NFC-e e NFS-e, escolha o ambiente de emissão e acompanhe o número que cada nota recebe.

Antes de começar

Use um usuário com o perfil Gerente Fiscal. Tenha a série e o último número usado em cada modelo de documento, e o ambiente em que a empresa vai emitir, homologação para testes ou produção.

Passo a passo

1. Confira os tipos de documento

Abra Fiscal > Configuração > Outros > Documento Fiscal. Cada registro é um modelo oficial de documento: 55 para a NF-e, 65 para a NFC-e, 57 para o CT-e, 58 para o MDF-e e SE para a NFS-e. O código do modelo vai para a tag mod (modelo do documento) do XML.

Os documentos marcados como É eletrônico? passam pela autorização da SEFAZ ou da prefeitura. Os demais, como a nota fiscal modelo 1 em papel, são registrados e ficam autorizados na confirmação.

2. Defina o documento padrão da empresa

Abra Fiscal > Parceiros > Empresa, escolha a empresa e, na aba Fiscal, abra a subaba Documentos Eletrônicos. Em Tipo de Documento Padrão, escolha o modelo que a empresa mais emite, normalmente 55, NF-e. Esse é o documento das faturas de venda que não indicam outro tipo na linha da operação.

3. Crie as séries

Abra Fiscal > Configuração > Outros > Série de Documentos Fiscais e clique em Novo. Preencha o Código da série, de 1 a 3 algarismos, o Nome, o Documento Fiscal e a Empresa. Crie uma série para cada combinação de empresa e modelo, por exemplo série 1 da NF-e e série 1 da NFC-e da Guatambu Móveis.

O código da série vai para a tag serie do XML e para o cabeçalho do DANFE, ao lado do número.

4. Escolha a série de cada operação

Abra a operação em Fiscal > Configuração > Operações > Operação e, na aba Documentos Fiscais, indique o tipo de documento e a série que cada empresa usa nessa operação. Assim a venda pode sair na série 1 e a remessa em outra série, se a empresa separar as numerações. Sem essa indicação, a nota usa a primeira série ativa da empresa para o modelo.

5. Escolha o ambiente e a versão

Na ficha da empresa, aba Fiscal, subaba NF-e, confira a Versão da NF-e, 4.00, e o Ambiente da NF-e. Em Homologação, a nota vai para o ambiente de testes da SEFAZ, sai com a tag tpAmb igual a 2 e o DANFE traz a marca SEM VALOR FISCAL. Em Produção, a nota tem validade jurídica.

A NFS-e tem o seu próprio ambiente na subaba NFS-e. Cada nota guarda o ambiente do momento em que foi criada.

6. Acompanhe a numeração

O número da nota é dado na confirmação da fatura, pela sequência da série, e vai para a tag nNF (número da nota) do XML e para o cabeçalho do DANFE. O campo Próximo Número da série mostra o número que a próxima nota vai receber. Os números já usados e os inutilizados não se repetem.

Na NFS-e, a confirmação numera o RPS, e o número da NFS-e vem da prefeitura na autorização.

7. Confira em uma nota

Confirme uma fatura de venda da Guatambu Móveis. Clique em Detalhes, no alto da fatura, e confira a série e o número. Abra o XML e localize as tags mod (modelo do documento), serie, nNF (número da nota) e tpAmb (ambiente). No DANFE, o número e a série aparecem no cabeçalho e no canhoto, e em homologação o documento traz a marca SEM VALOR FISCAL.

Resultado esperado

Cada empresa tem o seu documento padrão, as séries de cada modelo e o ambiente de emissão definidos, e as notas saem com série e número em sequência.

Se algo der errado

A fatura pediu um documento fiscal padrão: preencha o Tipo de Documento Padrão na subaba Documentos Eletrônicos da empresa.
A nota saiu em outra série: confira a aba Documentos Fiscais da operação e as séries ativas da empresa para o modelo.
A nota foi para o ambiente errado: confira o Ambiente da NF-e da empresa antes de criar a fatura.