Registrar a despesa da funcionária que pagou o abastecimento da van com a nota do posto
A Maria Fernanda abasteceu a van de entregas com o dinheiro dela e o posto emitiu a NF-e em nome da Guatambu. O financeiro confere o XML e o DANFE da nota, confirma a fatura do posto e lança a despesa da funcionária ligada a essa fatura. Ao lançar o relatório, a fatura do posto fica paga e a Guatambu passa a dever o valor à Maria Fernanda.
- Perfil: Financeiro
- Área: Financeiro: contas a receber, contas a pagar e tesouraria
- Odoo 16.0
Etapa 1 de 5 do processo Despesas e frota
Antes de começar
- NF-e do Auto Posto Guapuruvu em NF-e de Terceiros, já importada pelo fiscal: a fatura do fornecedor espera em Rascunho, com a operação Compra de combustível para uso próprio (CFOP 1.653).
- Funcionária Maria Fernanda Santos cadastrada na Guatambu Móveis, com o contato dela preenchido.
- Produto de despesa Gasolina comum, na conta 5.1.1.3.13 Combustíveis e Lubrificantes.
- Vale no Brasil com configuração: a NF-e de Terceiros pede o certificado A1 da empresa (no vídeo, a consulta é simulada em homologação) e a despesa vale para qualquer nota de fornecedor.
- Usuário com acesso ao Financeiro e às Despesas.
Exemplo usado neste cenário
Em 16/10/2026 a Maria Fernanda abasteceu a van de entregas no Auto Posto Guapuruvu, 40 litros de gasolina comum a 6,25, e pagou com o dinheiro dela. O posto emitiu a NF-e 4711 em nome da Guatambu Móveis.
Como os valores são calculados:
- Nota: 40 litros a 6,25 = 250,00.
- Sem crédito de imposto: a Guatambu é do Lucro Presumido, regime cumulativo de PIS e COFINS (Lei 10.833/2003, art. 10, II; Lei 10.637/2002, art. 8º, II), e a gasolina usada na van de entregas é material de uso e consumo, sem crédito de ICMS (Lei Complementar 87/1996, art. 33, I). O custo é a nota inteira, 250,00, na conta 5.1.1.3.13.
- O ICMS da gasolina é monofásico e já foi recolhido no início da cadeia: a nota traz CST 61 e o XML informa 1,57 por litro, 40 x 1,57 = 62,80 (Convênio ICMS 15/2023, cláusula sétima, na redação do Convênio ICMS 112/2025, em vigor desde 1º/1/2026). Esse valor já está no preço e o crédito para a Guatambu é zero.
- Lançamento do relatório: débito de 250,00 no Auto Posto Guapuruvu (a fatura fica paga) e crédito de 250,00 na Maria Fernanda, a quem a empresa passa a dever.
Passo a passo
- No Fiscal, abra NF-e de Terceiros e clique em XML na nota do Auto Posto Guapuruvu: confira chave, número e total.
- Clique em DANFE e confira a chave de acesso e o valor total da nota, de 250,00.
- Clique em Fatura: a fatura do posto abre em Rascunho, com o fornecedor e o total de 250,00.
- Confira Operação de Consumo Final: Sim, vinda da nota (uso da empresa), e clique em Confirmar para lançar a fatura.
- Em Despesas, clique em Novo e informe a descrição, a categoria Gasolina comum e a funcionária Maria Fernanda Santos.
- Em Pago Por, deixe Funcionário (para reembolsar), escolha a Fatura de Fornecedor do posto (250,00) e salve.
- Clique em Criar relatório e em Enviar ao gestor.
- Clique em Aprovar, informe a Data Contábil 16/10/2026 e clique em Lançar no diário.
- Abra Faturas no relatório lançado: a fatura do posto está Paga, quitada pela despesa da Maria Fernanda.
- Clique no ícone de Pago em 16/10/2026 e em Ver: 250,00 a crédito da Maria Fernanda Santos, o que a empresa deve a ela.
Resultado esperado
Despesa de 250,00 da Maria Fernanda lançada com a fatura do posto, a fatura do Auto Posto Guapuruvu paga e os 250,00 devidos à funcionária registrados na conta dela.
Se houver erro
- A fatura do posto não aparece na lista de Fatura de Fornecedor. A fatura ainda está em Rascunho, já está paga ou já foi usada em outra despesa. Confirme a fatura do posto e confira que ela não está ligada a outra despesa.
- O Odoo avisa que o valor da fatura não confere com o da despesa. O total da despesa foi alterado à mão depois de escolher a fatura. Escolha a fatura de novo e deixe o total como o da nota.
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