Hacer asientos manuales, por modelo y por planilla

Antes de comenzar

Las cuentas de los asientos existen en el plan de cuentas: 5.1.1.3.02 Aluguel de Imóveis, 2.1.2.1.01 Aluguéis a Pagar y, para el prorrateo, 5.1.1.4.07 Telefone e Internet (área de ventas), 5.1.1.3.05 Telefone e Internet y 2.1.2.1.03 Telefone a Pagar. Para la planilla, tenga las columnas Referencia, Fecha, Diario, Apuntes contables/Cuenta, Apuntes contables/Etiqueta, Apuntes contables/Débito y Apuntes contables/Crédito, con las cuentas y el diario como están en Odoo. Para el bien, los muebles se compraron en diciembre de 2025 por 30.000,00 (cuenta 1.2.8.1.06 Móveis & Utensílios) y están en uso desde enero de 2026, con el perfil de activo Móveis e utensílios (10% ao ano): 10 años, lineal, mensual, con las cuentas 1.2.8.9.05 (-) Móveis & Utensílios y 5.1.1.7.01 Depreciação. Vale en Brasil con configuración: las cuentas vienen con el plan de cuentas de la localización brasileña, y la empresa registra los modelos de asiento, con los porcentajes que acuerde, y el perfil del activo con la tasa de la Receita Federal.

Paso a paso

1. Registre un asiento a mano

Ejemplo: el alquiler de la tienda de abril, 3.000,00, vence en mayo, pero el gasto es de abril. Abra el menú Contabilidad, elija Asientos contables y haga clic en Nuevo: el asiento abre en el diario Operaciones varias. Informe la referencia Aluguel da loja 04/2026 y la fecha contable 30/04/2026. Agregue la línea de débito: cuenta 5.1.1.3.02 Aluguel de Imóveis, 3.000,00. Agregue la línea de crédito: cuenta 2.1.2.1.01 Aluguéis a Pagar, 3.000,00. Haga clic en Registrar y revise el asiento en la situación Registrado, con débito y crédito de 3.000,00: la suma de los débitos es igual a la de los créditos, y el gasto entra en abril, por devengo.

2. Cree el modelo del asiento mensual

Para un asiento que se repite todos los meses, abra Facturación > Configuración > Modelos de Asiento Contable y haga clic en Nuevo. Póngale el nombre Provisão do aluguel da loja, elija el diario Operaciones varias e informe la referencia. Agregue la línea 1: Aluguel de Imóveis, a débito, con el valor digitado (Entrada del usuario). Agregue la línea 2: Aluguéis a Pagar, a crédito, calculada por la fórmula L1, el valor de la línea 1. Guarde. El modelo sirve también para la depreciación manual y otros gastos que se repiten.

3. Registre el mes por el modelo

En el modelo, haga clic en Generar Asiento Contable e informe la fecha 30/04/2026 y el valor de 3.000,00. Haga clic en Crear Asiento Contable: débito y crédito de 3.000,00. Haga clic en Registrar: el alquiler de abril queda registrado. Cada mes, solo cambian la fecha y el valor.

4. Prorratee un gasto por porcentaje fijo

Ejemplo: la tienda y la oficina usan el mismo contrato de teléfono e internet, de 1.000,00 al mes, y la empresa acordó prorratear 60% para el área de ventas y 40% para la administración, para que la DRE muestre cada gasto en su línea. Cree, como en el paso anterior, el modelo Rateio de telefone e internet (60% vendas, 40% administração): la línea 1 es el total, a crédito en Telefone a Pagar, y las líneas 2 y 3 son débitos calculados por L1 * 0.6 y L1 * 0.4. Haga clic en Generar Asiento Contable, informe 30/04/2026 y el total de la factura, 1.000,00, y haga clic en Crear Asiento Contable: 600,00 en 5.1.1.4.07 Telefone e Internet (ventas) y 400,00 en 5.1.1.3.05 Telefone e Internet (administrativa). Revise el crédito de 1.000,00 en Telefone a Pagar y haga clic en Registrar. 600,00 + 400,00 = 1.000,00: el asiento cuadra.

5. Importe asientos de una planilla

Ejemplo: en el cierre de abril de 2026, la oficina envió dos provisiones que solo llegan en mayo, el alquiler de la tienda (3.000,00) y la energía de abril (1.150,00), en dos asientos del 30/04/2026 en el diario Operaciones varias. Revise la planilla: una línea por partida, con cuenta, débito y crédito; las líneas sin referencia y sin fecha continúan el asiento de arriba, como las otras partidas de él. Abra Contabilidad > Asientos contables y, en el engranaje, elija Importar registros. Haga clic en Cargar archivo de datos y elija la planilla: Odoo vincula cada columna a su campo. Haga clic en Probar: todo parece válido. Haga clic en Importar: los dos asientos entran en Borrador, con débitos y créditos de 4.150,00 (3.000,00 + 1.150,00). Busque Provisão, abra la del alquiler, revise débito y crédito de 3.000,00 y haga clic en Registrar. La de la energía queda para revisión antes de registrar.

6. Registre un bien del inmovilizado

Ejemplo: los muebles de la tienda (mesas, sillas y estantes de exhibición) costaron 30.000,00 y entraron en uso en enero de 2026. En la tabla de la Receita Federal, los muebles se deprecian en 10 años (10% al año, IN RFB 1.700/2017, Anexo III). En Facturación, abra el menú Activos, elija Activos, haga clic en Nuevo y póngale el nombre Móveis e utensílios da loja. Elija el perfil Móveis e utensílios (10% ao ano): 10 años, con depreciación mensual. Informe el valor de compra de 30.000,00 y la fecha inicial 01/01/2026. Guarde y, en la Tabla de Depreciación, haga clic en Calcular: 120 meses de 250,00 (30.000,00 x 10% / 12). Haga clic en Confirmar Activo: el bien pasa a En uso.

7. Deprecie mes a mes

Abra Activos > Calcular Activos, informe 31/03/2026 y haga clic en Calcular. Al volver al bien por el menú Activos, en la Tabla de Depreciación, enero, febrero y marzo aparecen registrados: 3 x 250,00 = 750,00, y el valor contable al 31/03/2026 es 29.250,00. Abra el asiento de enero: débito de 250,00 en 5.1.1.7.01 Depreciação (gasto) y crédito en 1.2.8.9.05 (-) Móveis & Utensílios, que reduce el inmovilizado.

Resultado esperado

El alquiler de abril registrado a mano y por el modelo, el teléfono prorrateado en 600,00 y 400,00, los dos asientos de ajuste importados de la planilla (4.150,00) y los muebles en uso con 120 cuotas de 250,00, la depreciación de enero a marzo registrada (750,00) y el valor contable de 29.250,00.

Si algo sale mal

Si Odoo no deja registrar, los débitos y los créditos no suman el mismo valor: corrija los valores de las líneas hasta que la diferencia sea cero y haga clic en Registrar de nuevo. Si la línea 2 del modelo queda sin valor, la fórmula cita una línea que no existe o que viene después de ella: use L y el número de secuencia de una línea anterior, por ejemplo L1. Si el asiento no cuadra, los porcentajes de las fórmulas no suman 100%: corrija las fórmulas para que sumen 1 (por ejemplo, 0.6 y 0.4). Si el diario Operaciones varias no aparece en la lista, revise la empresa del modelo y escriba parte del nombre del diario. Si la Prueba señala cuenta o diario no encontrado, el código o el nombre en la planilla no es igual al de Odoo: corrija la planilla y pruebe de nuevo. Si una columna queda sin campo de Odoo al lado, elija el campo en la lista o corrija el título en la planilla (por ejemplo, Apuntes contables/Cuenta). Si la tabla de depreciación queda vacía, falta el valor de compra, la fecha inicial o el perfil del bien: complete los tres campos, guarde y haga clic en Calcular de nuevo.

Manual de Odoo 18

Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.

• Diarios

Continúe el proceso

• Emitir el balance de comprobación, la DRE y el balance
• Preparar el plan de cuentas, los períodos y la analítica