Organizar documentos de productos y empleados
Mantenga los archivos vinculados a los empleados y productos a los que pertenecen, organizados en espacios de trabajo con el acceso adecuado para cada público.
Antes de comenzar
En los ajustes generales, sección Documentos, active la vinculación con Empleados y con Productos y elija el espacio de trabajo de cada uno. Para productos, elija también las etiquetas aplicadas por defecto.
Paso a paso
1. Añada y clasifique el archivo
Abra la aplicación Documentos, elija el espacio de trabajo y cargue el archivo, o envíe una solicitud para que otra persona lo cargue. Dé al archivo un nombre claro y complete el propietario, el contacto y las etiquetas. Revise a qué empleado o producto está vinculado el documento, en lugar de identificarlo solo por el nombre del archivo.
2. Localice documentos desde el registro
En la ficha del empleado, haga clic en el contador Documentos para ver los archivos vinculados a él. Los adjuntos de un producto van al espacio de trabajo de productos elegido en los ajustes, con las etiquetas por defecto. Use filtros y etiquetas para separar especificaciones, documentos comerciales y comprobantes.
3. Comparta, revise y archive
Antes de crear un enlace para compartir o enviar una solicitud, revise quién tiene acceso al espacio de trabajo y qué archivos están seleccionados. Al sustituir un archivo, manténgalo vinculado al mismo empleado o producto. Archive los documentos obsoletos según el procedimiento de la empresa, manteniendo disponibles los que aún deban consultarse.
Resultado esperado
Los usuarios encuentran el archivo correcto desde su espacio de trabajo o desde la ficha del empleado o del producto, con el acceso definido para cada público.
Si algo sale mal
Si un archivo no aparece, revise el espacio de trabajo elegido, los filtros activos y si el documento fue archivado. Al cambiar el acceso a un espacio de trabajo, revise también los enlaces para compartir ya creados.