Organizar documentos de produtos e funcionários

Mantenha os arquivos ligados aos funcionários e produtos a que pertencem, organizados em espaços de trabalho com o acesso certo para cada público.

Antes de começar

Nas configurações gerais, seção Documentos, ative a ligação com Funcionários e com Produtos e escolha o espaço de trabalho de cada um. Para produtos, escolha também as etiquetas aplicadas por padrão.

Passo a passo

1. Adicione e classifique o arquivo

Abra o aplicativo Documentos, escolha o espaço de trabalho e carregue o arquivo, ou envie uma solicitação para que outra pessoa o carregue. Dê ao arquivo um nome claro e preencha o proprietário, o contato e as etiquetas. Confira a qual funcionário ou produto o documento está ligado, em vez de identificá-lo só pelo nome do arquivo.

2. Localize documentos pelo cadastro

No cadastro do funcionário, clique no contador Documentos para ver os arquivos ligados a ele. Os anexos de um produto vão para o espaço de trabalho de produtos escolhido nas configurações, com as etiquetas padrão. Use filtros e etiquetas para separar especificações, documentos comerciais e comprovantes.

Antes de criar um link de compartilhamento ou enviar uma solicitação, confira quem tem acesso ao espaço de trabalho e quais arquivos estão selecionados. Ao substituir um arquivo, mantenha-o ligado ao mesmo funcionário ou produto. Arquive os documentos obsoletos conforme o procedimento da empresa, mantendo disponíveis os que ainda precisam ser consultados.

Resultado esperado

Os usuários encontram o arquivo certo pelo espaço de trabalho ou pelo cadastro do funcionário ou do produto, com o acesso definido para cada público.

Se algo der errado

Se um arquivo não aparecer, confira o espaço de trabalho escolhido, os filtros ativos e se o documento foi arquivado. Ao mudar o acesso a um espaço de trabalho, revise também os links de compartilhamento já criados.