Importar registros y realizar cambios en lote
Prepare archivos que pueda reutilizar y cambie en lote los registros elegidos, conservando sus identificadores y el alcance previsto.
Antes de comenzar
Tenga permiso para editar los registros que recibirán los datos, el archivo ya revisado y la lista de registros que van a cambiar. Antes de la importación completa, compruebe la correspondencia de columnas con una pequeña muestra.
Paso a paso
1. Prepare los identificadores y las relaciones
En la lista de destino, seleccione los registros y exporte los campos necesarios con la opción de exportación compatible con la importación, cuando quiera actualizar registros existentes. Conserve la columna ID externo, que identifica cada registro, y revise la empresa, las fechas, el formato decimal y los identificadores de los registros relacionados. Guarde la exportación original para compararla después.
2. Pruebe e importe el archivo
Elija Importar registros, cargue el archivo y revise la correspondencia de cada columna. Use Probar para encontrar relaciones ausentes o valores no válidos, corrija el archivo y repita la prueba hasta que pase sin avisos. Importe el archivo revisado y compruebe la cantidad de registros y algunos totales de referencia. En la importación de asientos contables, el diario, el formato del archivo y las reglas de completado deben estar configurados.
3. Aplique la edición masiva configurada
Filtre los registros, selecciónelos y abra, en el menú Acción, la edición masiva configurada por el administrador. En cada campo, establezca el nuevo valor o vacíe el campo, según el cambio deseado, y revise los valores antes de aplicar. Después, compruebe una muestra de los registros modificados. El administrador crea la acción y define los campos y los grupos de usuarios que pueden usarla.
4. Revise el efecto de las automatizaciones
Compruebe si guardar o importar registros activa acciones automatizadas, mensajes o campos calculados. Antes de activar una automatización nueva para todos los registros, el administrador revisa el disparador, el filtro de registros, la acción y el resultado en un registro de ejemplo. Conserve el archivo importado y el resultado de la actualización.
Resultado esperado
Los registros quedan actualizados con identificadores estables, y la exportación guardada permite comparar el antes y el después.
Si algo sale mal
Para actualizar registros existentes, importe el archivo con la columna ID externo completada: vincula cada línea con el registro correcto. Si el filtro incluyó registros que no debían cambiar, importe para ellos los valores de la exportación guardada.