Importar registros en el cambio de sistema
En el cambio de otro sistema a Odoo, el administrador lleva clientes y proveedores desde una hoja de cálculo. Odoo vincula cada columna a su campo, valida el CNPJ como en el registro manual, prueba y crea los contactos. En la carga siguiente, con la hoja corregida, el ID externo hace que Odoo actualice los contactos en lugar de crear otros.
Antes de comenzar
Tenga la hoja del sistema anterior, en CSV o en hoja de cálculo, con encabezado y un contacto por fila: ID externo, nombre, CNPJ, teléfono, si es empresa y si es cliente o proveedor. El CNPJ debe ser válido y no repetirse en la base, y el encabezado puede usar las etiquetas de los campos de Odoo. La inscripción estatal va en otra columna del mismo archivo, cuando el contacto la tiene. El ejemplo es Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, que carga tres clientes (Canjerana Móveis Comércio, Timbaúva Móveis e Decorações y Bracatinga Móveis) y tres proveedores (Guaçatonga Ferragens e Estamparia, Distribuidora Vereda Grande y Pitangueira Distribuidora de Utilidades). Vale en Brasil tal como está: el CNPJ pasa por la misma validación del registro manual (dígitos verificadores) y la importación guarda solo los dígitos.
Paso a paso
1. Revise la hoja de cálculo
Revise que cada fila tenga un contacto, con ID externo, CNPJ, teléfono y la marca de cliente o proveedor. La hoja del ejemplo tiene 6 filas de datos y 8 columnas, entre ellas el marcador Carga da virada.
2. Abra la importación y cargue el archivo
Abra la aplicación Contactos, haga clic en el engranaje junto al título y elija Importar registros. Haga clic en Cargar archivo de datos y elija la hoja. Odoo vincula cada columna a su campo: revise el mapeo. Si una columna queda sin campo, elija el campo en la lista de la columna o cambie el nombre del encabezado del archivo.
3. Pruebe antes de guardar
Haga clic en Probar: el mensaje Todo parece válido confirma las filas. Si una fila tiene un problema, como un CNPJ inválido, la prueba lo señala y no se guarda nada mientras haya error: corrija el valor en el archivo y cárguelo de nuevo.
4. Importe los contactos
Haga clic en Importar y pase a la lista: entran los seis contactos, con el CNPJ y el teléfono, tres clientes y tres proveedores.
5. Corrija la hoja y cárguela de nuevo
En la revisión de la carga, el teléfono de Timbaúva y el de Pitangueira estaban equivocados: corríjalos en la hoja (Timbaúva de (51) 3341-7250 a (51) 3341-7259 y Pitangueira de (31) 3412-6580 a (31) 3412-6850), manteniendo los mismos IDs externos. Repita la importación: engranaje, Importar registros, Cargar archivo de datos, Probar e Importar. Odoo reconoce el ID externo y actualiza los contactos en lugar de crear otros.
6. Revise la lista
Abra la lista de contactos: siguen siendo seis contactos, sin duplicar, y los dos teléfonos se actualizaron.
Resultado esperado
Seis contactos (tres clientes y tres proveedores) importados de la hoja, con el CNPJ validado, y actualizados por la misma hoja corregida sin duplicar: siguen siendo seis, con los teléfonos de Timbaúva y Pitangueira corregidos.
Si algo sale mal
Si la prueba muestra error en una fila, como un CNPJ inválido, la fila no pasa la validación del registro: corrija el CNPJ en la hoja y cargue de nuevo. Si después de la segunda carga aparecen contactos repetidos, la columna ID externo se importó vacía o con valores distintos a los de la primera carga: archive los repetidos, revise que el ID externo de la hoja sea el de la primera carga e importe de nuevo. Si la importación rechaza por CNPJ duplicado, el CNPJ ya existe en la base en un contacto sin ese ID externo: retire la fila de la hoja o dé al contacto existente el mismo ID externo e importe de nuevo.
Manual de Odoo 18
Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.