Importar registros e fazer alterações em lote
Prepare arquivos que possam ser reaproveitados e altere em lote os registros escolhidos, mantendo os identificadores e o alcance pretendido.
Antes de começar
Tenha permissão para editar o cadastro que vai receber os dados, o arquivo já revisado e a relação dos registros que serão alterados. Antes da importação completa, confira o mapeamento das colunas com uma pequena amostra.
Passo a passo
1. Prepare os identificadores e os relacionamentos
Na lista de destino, selecione os registros e exporte os campos necessários com a opção de exportação compatível com importação, quando a intenção for atualizar registros existentes. Mantenha a coluna ID Externo, que identifica cada registro, e confira a empresa, as datas, o formato dos números decimais e os identificadores dos registros relacionados. Guarde a exportação original para comparar depois.
2. Teste e importe o arquivo
Escolha Importar registros, carregue o arquivo e confira a correspondência de cada coluna. Use Testar para encontrar relacionamentos ausentes ou valores inválidos, corrija o arquivo e repita o teste até que ele passe sem avisos. Importe o arquivo revisado e confira a quantidade de registros e alguns totais de referência. Na importação de lançamentos contábeis, o diário, o leiaute do arquivo e as regras de preenchimento precisam estar configurados.
3. Aplique a edição em massa configurada
Filtre os registros, selecione-os e abra, no menu Ação, a edição em massa configurada pelo administrador. Em cada campo, defina o novo valor ou limpe o campo, conforme a alteração desejada, e confira os valores antes de aplicar. Depois, confira uma amostra dos registros alterados. O administrador cria a ação e define os campos e os grupos de usuários que podem usá-la.
4. Confira o efeito das automações
Confira se salvar ou importar registros dispara ações automatizadas, mensagens ou campos calculados. Antes de ativar uma automação nova para todos os registros, o administrador revisa o disparo, o filtro de registros, a ação e o resultado em um registro de exemplo. Guarde o arquivo importado e o resultado da atualização.
Resultado esperado
Os registros ficam atualizados com identificadores estáveis, e a exportação guardada permite comparar o antes e o depois.
Se algo der errado
Para atualizar registros existentes, importe o arquivo com a coluna ID Externo preenchida: ela liga cada linha ao registro certo. Se o filtro incluiu registros que não deveriam mudar, importe para eles os valores da exportação guardada.