Comprar, recibir y comprobar la factura del proveedor
Mantenga coherentes el pedido de compra, la recepción física y el documento del proveedor, incluidas las entregas parciales y diferencias de precio o cantidad.
Antes de comenzar
Registre al proveedor y los productos, revise la operación fiscal de compra e identifique quién aprueba la compra. Si la empresa utiliza solicitudes o acuerdos, comience por la solicitud o el acuerdo aprobado.
Paso a paso
1. Solicite y apruebe la compra
En Compras, cree una solicitud de presupuesto con proveedor, productos, cantidades, unidades, precios y fechas previstas. Compare las condiciones comerciales y confirme el pedido acordado mediante el flujo de aprobación aplicable.
2. Registre lo recibido
Abra Recepción en el pedido. Compare la mercancía recibida con el pedido y el documento del proveedor; registre cantidades reales y lotes exigidos. Valide la recepción y conserve una transferencia pendiente cuando el saldo llegue después. Registre faltantes, daños y sustituciones antes de aceptarlos.
3. Vincule el documento fiscal y la factura
Importe o localice el XML del proveedor mediante el procedimiento de NF-e o DF-e. Revise la asociación de productos del proveedor y la clave del documento antes de crear otra factura. Vincule la factura a la compra y compruebe cantidades, precios, transporte, impuestos, condiciones de pago y anticipos existentes.
Resultado esperado
Las cantidades recibidas y los importes por pagar están respaldados por la compra y el documento del proveedor, con diferencias registradas para su resolución.
Si algo sale mal
Si los productos no coinciden, ajuste referencias del proveedor y unidades antes de contabilizar; no duplique la factura para resolver la diferencia.