Gerenciar usuários, papéis e acesso ao portal
Conceda a cada usuário o acesso de acordo com as suas responsabilidades, as empresas em que trabalha e os registros de que precisa.
Antes de começar
Faça as alterações com um usuário administrador e tenha em mãos a definição dos papéis aprovada pela empresa. Usuários internos e contatos do portal têm finalidades diferentes: os usuários internos trabalham nos aplicativos, e os contatos do portal consultam os próprios pedidos, faturas e projetos.
Passo a passo
1. Crie ou atualize o usuário
Em Definições > Usuários e Empresas > Usuários, crie o usuário ou abra um existente. Confira o nome, o login, o tipo de usuário, a empresa padrão, as empresas permitidas e o idioma. Atribua apenas o acesso funcional mínimo de que a pessoa precisa para o trabalho. Antes de enviar o convite ou a redefinição de senha, confira o e-mail do destinatário.
2. Atribua os papéis funcionais
Em Definições > Usuários e Empresas, abra o cadastro de papéis de usuário e confira os grupos de acesso que cada papel reúne. Atribua o papel ao usuário, com datas de início e de fim quando o acesso for temporário. Os papéis se somam, e os grupos do usuário passam a ser os dos papéis atribuídos. Antes de mudar um papel usado por várias pessoas, confira a lista de usuários que o recebem.
3. Confira o portal e a autenticação em duas etapas
Conceda o acesso ao portal a partir do contato certo e confira se ele está ligado ao cliente e à empresa corretos. Revise quais pedidos, faturas e projetos esse contato passa a ver. Cada usuário ativa a autenticação em duas etapas nas configurações de segurança da própria conta; antes de trocar o aplicativo autenticador, mantenha o método de recuperação configurado.
4. Confira e encerre os acessos
Entre com um usuário que tenha o papel atribuído e confira os principais menus e registros, inclusive em outra empresa cujo acesso deva ficar restrito. Quando o papel vencer ou a pessoa deixar a empresa, revise os papéis ativos, as empresas permitidas, o acesso ao portal e a situação do usuário, conforme o procedimento interno da empresa.
Resultado esperado
Cada usuário executa o próprio trabalho com acesso conferido às empresas e aos registros de que precisa.
Se algo der errado
Se um menu não aparecer para o usuário, confira a empresa ativa, as datas de validade do papel e os grupos que ele reúne, e ajuste o papel em vez de conceder acesso de administrador.