Criar os perfis de acesso da equipe
O administrador cadastra cada pessoa como usuário e dá o acesso por perfil: um grupo que reúne o que o financeiro, as compras e o comercial precisam. Mudar o perfil muda o acesso de toda a equipe. Cada comprador vê só os próprios pedidos de compra, e ninguém exclui clientes, que são arquivados.
Antes de começar
Use um usuário com acesso às Definições (o administrador) e ligue o modo desenvolvedor, que mostra o menu Grupos (veja Preparar a empresa para o uso diário). Tenha o nome e o e-mail de cada pessoa. O exemplo é a Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, em que o Eduardo, administrador, cria os perfis da Simone Araújo Freitas (financeiro), do André Moreira Bastos (comprador) e do Marcelo Antunes Farias (vendedor). Vale no Brasil com configuração: todo perfil inclui o grupo Usuário Fiscal, que dá a leitura dos dados fiscais que os documentos brasileiros mostram (classificação tributária, operação fiscal e impostos).
Passo a passo
1. Cadastre o usuário
Abra o aplicativo Definições e, em Usuários e Empresas, clique em Usuários e em Novo. Em Nome, digite o nome da pessoa e, em Endereço de e-mail, o e-mail. Para uma analista fiscal como a Patrícia Moura Siqueira, escolha Usuário de NF-e em NF-e e marque Usuário Fiscal na seção Fiscal brasileiro; deixe Gerente Fiscal desmarcado, porque o gerente já inclui o usuário e fica só para quem altera cadastros e regras. Revise os seletores de Vendas, Financeiro, Inventário e demais aplicativos antes de salvar e deixe vazio o que o perfil não usa. Salve pelo ícone de nuvem.
2. Crie o perfil como um grupo
Em Definições, em Usuários e Empresas, clique em Grupos e em Novo. No campo Nome, digite Perfil Financeiro. Na aba Herdado, adicione Financeiro / Faturamento e Fiscal Brasileiro / Usuário Fiscal, uma linha para cada. Para as compras, crie o Perfil Compras com Compras / Usuário, Financeiro / Faturamento e Fiscal Brasileiro / Usuário Fiscal. Para o comercial, crie o Perfil Comercial com Vendas / Usuário: apenas documentos próprios e Fiscal Brasileiro / Usuário Fiscal. Os grupos de administração ficam de fora, e o perfil não tem Definições nem o menu Configuração.
3. Coloque as pessoas no perfil e confira o que elas veem
Na aba Usuários do grupo, adicione a Simone Araújo Freitas e salve pelo ícone de nuvem. Depois entre como ela: o menu de aplicativos mostra Faturamento e não mostra Definições. Em Faturamento, em Clientes, Faturas mostra as faturas da empresa, e em Fornecedores, Pagamentos mostra os pagamentos, sem o menu Configuração. Faça o mesmo para o André no Perfil Compras (Pedidos de compra e faturas de fornecedor) e para o Marcelo no Perfil Comercial (as cotações e os pedidos dele, com os clientes da carteira). Para o vendedor ver as cotações da equipe, troque Vendas / Usuário: apenas documentos próprios por Vendas / Usuário: todos os documentos na aba Herdado.
4. Deixe cada comprador ver só os próprios pedidos
Com a regra que limita cada pedido de compra ao seu comprador, quem tem o perfil de compras vê só os próprios pedidos, e o administrador continua vendo todos. Exemplo: o Rogério Tavares Pinto vê só os 4 pedidos dele, R$ 32.058,25, e os 2 da Aline Bastos Moreira ficam de fora; o Eduardo, administrador, vê os 6. Quem implanta cria a regra como em Fazer cada comprador ver só os próprios pedidos de compra.
5. Garanta que nenhum cliente seja excluído
Com a regra que bloqueia a exclusão de contatos, ninguém exclui um cliente, nem o administrador: o cliente que não se usa mais é arquivado e guarda os pedidos e as notas no histórico. Para conferir, abra Contatos e o cliente Bracatinga, clique na engrenagem ao lado do nome e escolha Excluir: o Odoo recusa com um aviso. Feche o aviso e, na engrenagem, escolha Arquivar: o cliente fica com a faixa Arquivado. Para trazê-lo de volta, use o filtro Arquivado em Contatos, abra o contato e escolha Desarquivar. Quem implanta cria a regra como em Impedir que a equipe exclua clientes, só arquive.
Resultado esperado
Os usuários estão cadastrados, cada perfil dá à sua equipe os aplicativos de que ela precisa, sem Definições nem o menu Configuração, os compradores veem só os próprios pedidos de compra, o administrador vê todos e nenhum cliente é excluído: os que não se usam mais são arquivados, com o histórico preservado.
Se algo der errado
Se o menu Grupos ou a seção Fiscal não aparecer, o modo desenvolvedor está desligado: ligue o modo desenvolvedor, como em Preparar a empresa para o uso diário. Se um usuário novo vir aplicativos de outras áreas, ele recebeu os acessos do usuário-modelo: revise os seletores antes de salvar. Se o e-mail de convite não chegar, configure o e-mail de saída nas Definições ou defina a senha à mão. Se a pessoa não vir o aplicativo do perfil, confira a aba Usuários do perfil, salve e peça a ela para entrar de novo. Se a pessoa vir mais aplicativos do que o perfil tem, abra o cadastro dela, na aba Direitos de acesso, e tire o que não faz parte do papel. Se um pedido sumiu para todos os compradores, preencha o Comprador na aba Outras informações do pedido.
Veja na prática, com vídeo
- Cadastrar usuários e grupos fiscaisCria um usuário e dá a ele os grupos fiscais: Usuário Fiscal (acesso ao aplicativo Fiscal) e Usuário de NF-e (emissão de NF-e).Vídeo de 1 min
- Criar o perfil de acesso do financeiro e conferir o que a usuária vêO administrador cria o perfil de acesso do financeiro como um grupo que herda Faturamento e Usuário Fiscal, coloca a usuária nele e confere, entrando como ela, o que ela vê: as faturas e os pagamentos, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- Criar o perfil de acesso de compras e conferir o que o usuário vêO administrador cria o perfil de acesso de compras como um grupo que herda Compras, Faturamento e Usuário Fiscal, coloca o comprador nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: os pedidos de compra e as faturas de fornecedor, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- Criar o perfil de acesso comercial e conferir o que o usuário vêO administrador cria o perfil de acesso comercial como um grupo que herda Vendas (documentos próprios) e Usuário Fiscal, coloca o vendedor nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: as cotações e os pedidos de venda dele, dos clientes da carteira dele, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
- Fazer cada comprador ver só os próprios pedidos de compraUma regra de registro limita quais registros os usuários de um grupo enxergam.Vídeo de 2 min
- Impedir que a equipe exclua clientes, só arquiveUma regra de registro global que vale só para excluir, com um filtro que nenhum contato atende, faz o Odoo recusar a exclusão de qualquer cliente ou fornecedor.Vídeo de 2 min
Manual do Odoo 18
Os recursos padrão do Odoo 18 usados nesta tarefa, do manual oficial.