Crear los perfiles de acceso del equipo
El administrador registra a cada persona como usuario y da el acceso por perfil: un grupo que reúne lo que necesitan el financiero, las compras y el comercial. Cambiar el perfil cambia el acceso de todo el equipo. Cada comprador ve solo sus propios pedidos de compra, y nadie elimina clientes, que se archivan.
Antes de comenzar
Use un usuario con acceso a Ajustes (el administrador) y active el modo desarrollador, que muestra el menú Grupos (vea Preparar la empresa para el uso diario). Tenga el nombre y el correo de cada persona. El ejemplo es Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, donde Eduardo, el administrador, crea los perfiles de Simone Araújo Freitas (financiero), André Moreira Bastos (comprador) y Marcelo Antunes Farias (vendedor). Vale en Brasil con configuración: todo perfil incluye el grupo Usuario Fiscal, que da la lectura de los datos fiscales que muestran los documentos brasileños (clasificación tributaria, operación fiscal e impuestos).
Paso a paso
1. Registre al usuario
Abra la aplicación Ajustes y, en Usuarios y Empresas, haga clic en Usuarios y en Nuevo. En Nombre, escriba el nombre de la persona y, en Dirección de correo, el correo. Para una analista fiscal como Patrícia Moura Siqueira, elija Usuario de NF-e en NF-e y marque Usuario Fiscal en la sección Fiscal brasileño; deje Gerente Fiscal sin marcar, porque el gerente ya incluye al usuario y queda solo para quien cambia registros y reglas. Revise los selectores de Ventas, Financiero, Inventario y demás aplicaciones antes de guardar y deje vacío lo que el perfil no usa. Guarde con el icono de la nube.
2. Cree el perfil como un grupo
En Ajustes, en Usuarios y Empresas, haga clic en Grupos y en Nuevo. En Nombre, escriba Perfil Financeiro. En la pestaña Heredado, añada Financiero / Facturación y Fiscal Brasileño / Usuario Fiscal, una línea para cada uno. Para las compras, cree el Perfil Compras con Compras / Usuario, Financiero / Facturación y Fiscal Brasileño / Usuario Fiscal. Para el comercial, cree el Perfil Comercial con Ventas / Usuario: solo documentos propios y Fiscal Brasileño / Usuario Fiscal. Los grupos de administración quedan fuera, y el perfil no tiene Ajustes ni el menú Configuración.
3. Ponga a las personas en el perfil y revise lo que ven
En la pestaña Usuarios del grupo, añada a Simone Araújo Freitas y guarde con el icono de la nube. Después entre como ella: el menú de aplicaciones muestra Facturación y no muestra Ajustes. En Facturación, en Clientes, Facturas muestra las facturas de la empresa, y en Proveedores, Pagos muestra los pagos, sin el menú Configuración. Haga lo mismo para André en el Perfil Compras (Pedidos de compra y facturas de proveedor) y para Marcelo en el Perfil Comercial (sus cotizaciones y pedidos, con los clientes de su cartera). Para que el vendedor vea las cotizaciones de todo el equipo, cambie Ventas / Usuario: solo documentos propios por Ventas / Usuario: todos los documentos en la pestaña Heredado.
4. Deje que cada comprador vea solo sus pedidos
Con la regla que limita cada pedido de compra a su comprador, quien tiene el perfil de compras ve solo sus propios pedidos, y el administrador sigue viéndolos todos. Ejemplo: Rogério Tavares Pinto ve solo sus 4 pedidos, R$ 32.058,25, y los 2 de Aline Bastos Moreira quedan fuera; Eduardo, el administrador, ve los 6. Quien implanta crea la regla como en Hacer que cada comprador vea solo sus propios pedidos de compra.
5. Asegúrese de que ningún cliente se elimine
Con la regla que bloquea la eliminación de contactos, nadie elimina un cliente, ni siquiera el administrador: el cliente que ya no se usa se archiva y guarda sus pedidos y notas en el historial. Para comprobarlo, abra Contactos y el cliente Bracatinga, haga clic en el engranaje junto al nombre y elija Eliminar: Odoo lo rechaza con un aviso. Cierre el aviso y, en el engranaje, elija Archivar: el cliente queda con la cinta Archivado. Para traerlo de vuelta, use el filtro Archivado en Contactos, abra el contacto y elija Desarchivar. Quien implanta crea la regla como en Impedir que el equipo elimine clientes, solo archivarlos.
Resultado esperado
Los usuarios están registrados, cada perfil da a su equipo las aplicaciones que necesita, sin Ajustes ni el menú Configuración, los compradores ven solo sus propios pedidos de compra, el administrador ve todos y ningún cliente se elimina: los que ya no se usan se archivan, con el historial preservado.
Si algo sale mal
Si el menú Grupos o la sección Fiscal no aparece, el modo desarrollador está apagado: active el modo desarrollador, como en Preparar la empresa para el uso diario. Si un usuario nuevo ve aplicaciones de otras áreas, recibió los accesos del usuario modelo: revise los selectores antes de guardar. Si el correo de invitación no llega, configure el correo saliente en Ajustes o defina la contraseña a mano. Si la persona no ve la aplicación del perfil, revise la pestaña Usuarios del perfil, guarde y pídale que entre de nuevo. Si la persona ve más aplicaciones de las que tiene el perfil, abra su ficha, en la pestaña Derechos de acceso, y quite lo que no forma parte del rol. Si un pedido desapareció para todos los compradores, complete el Comprador en la pestaña Otra información del pedido.
Manual de Odoo 18
Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.