Preparar la empresa para el uso diario
El administrador activa el modo desarrollador, protege el acceso del equipo con la autenticación en dos factores, define que el DANFE y el XML van por correo al cliente cuando la NF-e se autoriza, cambia la numeración de los pedidos de venta y fija la dirección de Odoo usada en los enlaces enviados a los clientes.
Antes de comenzar
Use un usuario con acceso a Ajustes (el administrador), la empresa ya creada y el servidor de correo saliente configurado en Ajustes. Cada persona necesita una aplicación autenticadora en el celular, como Google Authenticator, Microsoft Authenticator o Authy. El ejemplo es Guatambu Móveis e Utilidades Ltda, donde Eduardo, el administrador, prepara el sistema. Vale en Brasil con configuración: la regla del DANFE y del XML, la numeración y la dirección las ajusta la empresa una sola vez; la numeración de la NF-e sigue siendo la de la serie fiscal, y la autenticación en dos factores no depende de configuración fiscal.
Paso a paso
1. Active el modo desarrollador
Abra la aplicación Ajustes y desplace la página hasta Herramientas de desarrollo. Haga clic en Activar el modo de desarrollador. Odoo se recarga con el icono del insecto arriba. Abra Ajustes de nuevo: el menú Técnico ahora aparece, con la automatización, las secuencias, los parámetros del sistema y las reglas de acceso. El icono queda arriba mientras el modo esté activo, y por él también se sale del modo: haga clic en él y elija Salir del modo de depuración. Si la sección no aparece, haga clic en Ajustes generales, a la izquierda, y desplace hasta el final de la página, o escriba desarrollo en la búsqueda de Ajustes.
2. Invite al equipo a la autenticación en dos factores
En Ajustes, en Usuarios y Empresas, haga clic en Usuarios. Marque al equipo (Simone, Priscila y André) y haga clic en Acciones, Invitación para usar la autenticación de dos factores. La invitación llega por correo a cada persona. Si el menú Acciones no muestra la invitación, ningún usuario está marcado en la lista.
3. Cada persona activa la protección
En el primer acceso, Simone abre el enlace de la invitación y llega a la pantalla Seguridad de la cuenta. Hace clic en el interruptor de Autenticación de dos factores y confirma la contraseña. En la aplicación autenticadora lee el código de barras, escribe el código de seis dígitos y hace clic en Activar. Para probar, hace clic en el menú del usuario y en Salir, elige su nombre en la pantalla de entrada, escribe la contraseña y, cuando Odoo lo pida, el código de la aplicación, y hace clic en Entrar. El código cambia cada 30 segundos. De vuelta en Usuarios, abra los filtros y elija Autenticación de dos factores habilitada: Simone aparece en la lista, y Priscila y André entran en ella cuando activen la protección.
4. Envíe el DANFE y el XML por correo
Abra la aplicación Fiscal y, en Configuración, haga clic en Correo del documento fiscal y en Nuevo. En Tipo de Documento Fiscal, elija el modelo 55, NF-e. Revise el Emisor: Empresa, la nota emitida por la propia empresa. En Situación e-doc, elija Autorizada. En Plantilla de correo de documentos fiscales, elija Notificación de cambio de situación del documento fiscal. En Empresa, elija Guatambu Móveis e Utilidades Ltda. Guarde con el icono de la nube. Cuando se autorice una NF-e de la empresa, el correo va al cliente con el DANFE (PDF) y el XML autorizado adjuntos, por el servidor de correo saliente. El cliente necesita tener correo en su registro.
5. Cambie la numeración de los pedidos de venta
En Ajustes, abra el menú Técnico y elija Secuencias. Busque Pedido de venta y abra la secuencia. En Prefijo, escriba PV/%(year)s/, que se convierte en PV, el año y una barra. En Tamaño de la secuencia, escriba 4 y, en Próximo número, escriba 1. Guarde. Para comprobar, abra en Ventas el pedido S00030 y, en el engranaje junto al nombre, elija Duplicar: la nueva cotización sale con el número PV/2026/0001, y los pedidos antiguos mantienen el número que ya tenían. Escriba el prefijo exactamente así, con el paréntesis y la letra s al final, y deje el Próximo número por encima del último pedido con el mismo prefijo para no repetir números.
6. Fije la dirección de Odoo en los enlaces de los clientes
En Ajustes, abra el menú Técnico y elija Parámetros del sistema. Busque web.base.url y abra el parámetro. En Valor, escriba https://erp.guatambumoveis.com.br y guarde. Haga clic en Nuevo, escriba la clave web.base.url.freeze y el valor True, y guarde. La dirección queda fija, incluso cuando alguien entra por otra dirección, como la de la red interna. Para comprobar, abra en Ventas el pedido S00038 y, en el engranaje junto al nombre, elija Compartir: el campo Enlace ya empieza con la dirección de la empresa. Los enlaces de cotizaciones para firmar, de facturas en el portal y de invitaciones de usuario pasan a usar el dominio de la empresa.
Resultado esperado
La empresa está lista para el uso diario: el equipo entra con la contraseña y el código de la aplicación autenticadora, el cliente recibe el DANFE y el XML por correo cuando se autoriza la NF-e, los pedidos de venta salen como PV/2026/0001 y los enlaces enviados a los clientes usan la dirección erp.guatambumoveis.com.br.
Si algo sale mal
Si el menú Técnico desapareció después de un tiempo, el modo desarrollador se apagó: actívelo de nuevo en Ajustes. Si Odoo rechaza el código de seis dígitos, el código cambió antes de enviarse o la hora del celular no es la correcta: deje la hora del celular en automático y escriba el código nuevo. Si la persona cambió de celular y no puede generar el código, el administrador abre su ficha, en la pestaña Seguridad de la cuenta, desactiva la autenticación, y ella registra la aplicación de nuevo. Si el cliente no recibe el correo, configure el servidor saliente en Ajustes, Técnico, Correo y complete el correo del cliente. Si el número salió con el texto %(year)s, escriba el prefijo exactamente como PV/%(year)s/. Si apareció un número repetido, ponga en Próximo número un valor por encima del último pedido con ese prefijo. Si la dirección volvió a la anterior después de un acceso, cree el parámetro web.base.url.freeze con el valor True y revise web.base.url de nuevo. Si el enlace del cliente no abre, revise que la dirección tenga https y el dominio correcto.
Manual de Odoo 18
Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.