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Receber a mercadoria e lançar a fatura do fornecedor

Depois de confirmado o pedido de compra, receba a mercadoria no estoque e lance a fatura do fornecedor com os dados da NF-e que ele emitiu. A fatura gera o documento fiscal de entrada e o lançamento contábil: o ICMS vai para a conta de ICMS a Compensar e a mercadoria entra pelo valor líquido do imposto recuperável.

Etapa 2 de 4 do processo Compra e recebimento com XML

Visão geral: Comprar, receber e conferir a nota do fornecedor

Vídeo: Receber a mercadoria e lançar a fatura do fornecedorAssistir ao vídeo
Duração: 1 min 57 s. A narração está nas legendas, na faixa de baixo do vídeo.

Antes de começar

  • Vale no Brasil como está.
  • Pedido de compra confirmado, como em Registrar pedido de compra com tributos.
  • A NF-e do fornecedor em mãos: série, número, chave de acesso e data de emissão.
  • Para conferir o lançamento na aba Itens do Diário, o comprador precisa da permissão de leitura da contabilidade, que mostra os lançamentos sem permitir alterá-los. Peça ao administrador.

Exemplo usado neste cenário

O Atacado Horizonte entregou as 5 mesas de escritório em aço do pedido, a 600,00 cada, e emitiu a NF-e série 1, número 4321. A Guatambu Móveis recebe a mercadoria no estoque e lança a fatura do fornecedor.

Como os valores são calculados:

  • Valor dos produtos: 5 x 600,00 = 3.000,00. É o total a pagar ao fornecedor: o atacadista não destaca IPI.
  • ICMS: 12% de 3.000,00 = 360,00, a compensar (alíquota interna de São Paulo para móveis da posição 9403, RICMS/SP, art. 54, XIII; crédito na compra para revenda, LC 87/1996, art. 20).
  • PIS e COFINS sem crédito: a Guatambu Móveis está no Lucro Presumido, regime cumulativo (Lei 10.637/2002, art. 8º, II; Lei 10.833/2003, art. 10, II).
  • Valor líquido da mercadoria: 3.000,00 menos o ICMS recuperável de 360,00 = 2.640,00, que é o custo das mesas. Sobre esse valor, CBS de 0,9% (23,76) e IBS de 0,1% (2,64) do ano de teste de 2026 (LC 214/2025, art. 12, § 2º, arts. 343 e 346): são informativos, ficam destacados dentro da própria conta Compras Mercadorias e não alteram o custo nem o total a pagar.
  • Lançamento da fatura: débito de 360,00 em ICMS a Compensar, débitos em Compras Mercadorias de 2.613,60 (produto), 23,76 (CBS) e 2,64 (IBS), que somam 2.640,00, e crédito de 3.000,00 em Fornecedores.
  • O documento de entrada já fica autorizado: quem emitiu e transmitiu a NF-e foi o fornecedor.

Passo a passo

  1. Abra o aplicativo Compras pelo menu de aplicativos.
    Abra o aplicativo Compras pelo menu de aplicativos.
  2. No menu Pedidos, abra Pedidos de Compra.
    No menu Pedidos, abra Pedidos de Compra.
  3. Abra o pedido confirmado do Atacado Horizonte, de 5 mesas.
    Abra o pedido confirmado do Atacado Horizonte, de 5 mesas.
  4. Clique no botão Recebimento para abrir a entrada no estoque.
    Clique no botão Recebimento para abrir a entrada no estoque.
  5. Clique em Validar para receber as 5 mesas.
    Clique em Validar para receber as 5 mesas.
  6. Volte ao pedido pela trilha no topo e clique em Criar conta.
    Volte ao pedido pela trilha no topo e clique em Criar conta.
  7. Na fatura, informe a série 1, o Número do Documento e a Chave de Acesso da NF-e do fornecedor.
    Na fatura, informe a série 1, o Número do Documento e a Chave de Acesso da NF-e do fornecedor.
  8. Informe a Data da Fatura, a data de emissão da NF-e.
    Informe a Data da Fatura, a data de emissão da NF-e.
  9. Confira o total de 3.000,00 e clique em Confirmar para lançar a fatura.
    Confira o total de 3.000,00 e clique em Confirmar para lançar a fatura.
  10. Na aba Itens do Diário, confira o ICMS a Compensar de 360,00 e o total a pagar de 3.000,00 em Fornecedores.
    Na aba Itens do Diário, confira o ICMS a Compensar de 360,00 e o total a pagar de 3.000,00 em Fornecedores.
  11. Clique em Detalhes Fiscais: a NF-e de entrada está registrada com a chave de acesso do fornecedor.
    Clique em Detalhes Fiscais: a NF-e de entrada está registrada com a chave de acesso do fornecedor.

Resultado esperado

Recebimento concluído e fatura do fornecedor lançada, com o documento fiscal de entrada modelo 55 número 4321 autorizado. O total a pagar é 3.000,00, o ICMS de 360,00 está em ICMS a Compensar e as mesas entram em Compras Mercadorias por 2.640,00, em três linhas na mesma conta: 2.613,60 do produto e as linhas informativas de CBS (23,76) e IBS (2,64).

Se houver erro

  • O botão Criar conta não aparece no pedido. A política de controle é por quantidade recebida, e o botão aparece depois de o recebimento ser validado. Valide o recebimento primeiro e volte ao pedido.

Módulos usados

Mais tarefas do perfil: Comprador e recebimento.