Seguir las cuentas por pagar y por cobrar
La lista de vencimientos reúne lo que la empresa tiene por cobrar y por pagar, cuota por cuota. Finanzas ve lo vencido, lo que vence cada semana y cada mes, exporta a una hoja de cálculo, paga varias cuentas a la vez y registra la cuenta que viene con recibo.
Antes de comenzar
El usuario de finanzas tiene el permiso Mostrar todas las funcionalidades de contabilidad, que libera el menú Finanzas, y, para exportar, el permiso Acceso a la función de exportar. Los rangos de atraso 1-30, 31-60, 61-90 y +91 se registran en Configuración > Facturación > Términos de atraso, y el diario Itaú está registrado para los pagos. Vale en Brasil con configuración: la empresa usa el plan de cuentas genérico de la localización brasileña, con cuentas como 5.1.1.3.02 Aluguel de Imóveis y 2.1.1.1.01 Fornecedores.
Paso a paso
1. Vea las cuotas vencidas
Abra el menú Finanzas y elija Pagos y Lista de vencimientos. Haga clic en la flecha del cuadro de búsqueda y, en Filtros, elija Vencidas. Revise las cuotas y la columna Días de atraso. Lo que se cobra suma con signo positivo y lo que se paga con signo negativo. Ejemplo: Lince Azul, 600,00, vencida hace 12 días, Clínica Tamboril, 900,00, hace 45 días, y Atacado Horizonte, 1.800,00, hace 5 días.
2. Vea lo que vence cada semana
En la misma lista, haga clic en la flecha del cuadro de búsqueda y, en Agrupar por, elija Fecha de vencimiento y Semana. Abra el grupo de la semana de hoy y luego el de la siguiente: cada grupo muestra el total que entra y que sale. Ejemplo: la semana siguiente, W44, tiene 3.000,00 de Atacado Horizonte, 1.200,00 de Clínica Tamboril y 3.000,00 del alquiler de Casarão Paulistano: -3.000,00 + 1.200,00 - 3.000,00 = -4.800,00.
3. Filtre las cuentas por pagar de un proveedor en el mes
En Filtros, elija Pagables y busque al proveedor por el socio. Agrupe por Fecha de vencimiento y Mes: el grupo del mes actual suma lo que se le debe a ese proveedor. Ejemplo: Atacado Horizonte preguntó qué tiene que pagarle Guatambu Móveis este mes: 3.000,00 de la factura 4401 + 1.800,00 de la factura 4402 = 4.800,00, que la lista muestra como -4.800,00, porque es salida de caja.
4. Vea el total por cobrar por mes
En Filtros, elija Cobrables y, en Agrupar por, Fecha de vencimiento y Mes: cada mes muestra cuánto entra en caja. Ejemplo: abril, 50.000,00, septiembre, 900,00, octubre, 1.800,00 y noviembre, 3.300,00, total de 56.000,00 por cobrar.
5. Exporte la lista a una hoja de cálculo
Quite los filtros de la búsqueda y marque todas las cuotas en la casilla del encabezado. En Acciones, elija Exportar y, en Campos a exportar, deje Fecha de vencimiento, Asiento contable, Socio, Cuenta, Importe residual y Días de atraso. Haga clic en Exportar: una fila por cuota. Ejemplo: 12 cuotas abiertas, 7 por cobrar (56.000,00) y 5 por pagar (34.300,00), saldo de 56.000,00 - 34.300,00 = 21.700,00, con las cuentas por pagar en signo negativo en la hoja.
6. Pague varias cuentas directo desde la lista
En Filtros, elija Pagables y marque las cuentas de 3.000,00 de Atacado Horizonte y de Casarão Paulistano. En Acciones, elija Registrar pago, elija el diario Itaú y haga clic en Crear pagos. La ventana muestra la suma de las cuentas; con dos proveedores distintos, salen dos pagos. Ejemplo: Atacado Horizonte, 3.000,00, y el alquiler de Casarão Paulistano, 3.000,00, total de 6.000,00: dos pagos de 3.000,00 por Itaú, en proceso hasta la conciliación con el extracto.
7. Registre una cuenta que viene con recibo
En Facturación, abra Proveedores > Facturas y haga clic en Nuevo. Elija al proveedor, indique la referencia del recibo, la fecha de hoy, la fecha contable y el vencimiento, y deje el Tipo de documento vacío. Agregue la línea, en la cuenta del gasto, con el valor. Guarde y adjunte el recibo en PDF con el clip del historial. Haga clic en Confirmar y revise, en Apuntes contables, el débito en el gasto y el crédito en Fornecedores. La cuenta entra en la lista de vencimientos y en el flujo de caja. Ejemplo: el recibo del alquiler de la tienda de Casarão Paulistano, de 3.000,00, con vencimiento el día 10 del mes siguiente, débito de 3.000,00 en 5.1.1.3.02 Aluguel de Imóveis y crédito en 2.1.1.1.01 Fornecedores.
Resultado esperado
Finanzas sigue lo vencido, lo que vence cada semana y cada mes, exporta la lista, paga varias cuentas de una vez y registra las cuentas con recibo, todo desde la lista de vencimientos.
Si algo sale mal
Si la lista muestra también lo que vence en los próximos días, active el filtro Vencidas. Si los grupos aparecen por mes, elija Fecha de vencimiento y Semana en Agrupar por. Si el total mezcla cuentas por cobrar y por pagar, active el filtro Cobrables o Pagables. Si Acciones no muestra Exportar, pida al administrador el permiso Acceso a la función de exportar, y marque las cuotas antes de abrir Acciones. Si la ventana Registrar pago muestra otro valor, quedó otra cuenta marcada: cierre y marque solo las deseadas. Si sale un solo pago para cuentas del mismo proveedor, desmarque Agrupar pagos en la ventana. Si aparecen los campos de la factura electrónica en una cuenta con recibo, deje el Tipo de documento vacío. Si el débito cae en Costo de Mercaderías Vendidas, elija la cuenta del gasto en la línea antes de confirmar.
Manual de Odoo 18
Las funciones estándar de Odoo 18 usadas en esta tarea, del manual oficial.