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Cadastrar produtos com a classificação fiscal

O tipo fiscal, o NCM, a origem e o CEST do produto são o que a regra fiscal lê em cada venda e compra. O guia cadastra mercadoria de revenda, produto industrializado com IPI, produto de substituição tributária, serviço, ativo imobilizado e material de consumo, e a unidade tributável do item vendido em caixa.

Antes de começar

Tenha a empresa configurada e, em mãos, o NCM, a origem e o GTIN do produto conforme o documento do fornecedor. Para serviços, a empresa prestadora está configurada com a inscrição municipal. Vale no Brasil com configuração: o NCM, a origem, o CEST e a unidade tributável com o fator de conversão são cadastrados no produto, e a tabela de NCM, com a alíquota de IPI de cada um, é mantida pela empresa em Fiscal > Configuração > Produtos > NCM.

Passo a passo

1. Cadastre o produto de revenda

No aplicativo Fiscal, em Produto e Serviço, clique em Produtos e em Novo. Digite o Produto e, em Código de barras, o GTIN. Na aba Fiscal, escolha Tipo Fiscal Mercadoria para Revenda, Origem do ICMS e o NCM; em Unidade tributável, escolha Unidades e, em Fator da unidade tributável, digite 1,00. Salve pelo ícone de nuvem. Exemplo: Organizador de gavetas em aço, comprado de um importador no mercado interno (origem 2), NCM 7326.90.90, GTIN 2154087507452. A regra passa a classificar o item pelo NCM e pela origem nas vendas e compras.

2. Cadastre o produto industrializado com IPI

Na empresa que fabrica, clique em Novo em Produtos, digite o Produto e, na aba Fiscal, escolha Tipo Fiscal Produto Acabado e o NCM. Salve e clique na seta ao lado do NCM para abrir o cadastro dele e conferir o IPI. A alíquota do IPI vem do NCM: o produto só precisa estar classificado corretamente. Exemplo: Mesa de reunião em madeira, NCM 9403.30.00, fabricada pela Garapeira Indústria de Móveis, com IPI de 3,25%. Numa venda de 10 unidades a 1.000,00, a base do IPI é 10.000,00 e o IPI é 325,00.

3. Cadastre o produto de substituição tributária

Cadastre o produto como no primeiro passo e, no campo CEST, escolha o código ligado ao NCM: o campo lista só os CEST do NCM escolhido. Salve. O CEST é informado na NF-e para os itens da lista do Convênio ICMS 142/2018 e, conforme a UF e a configuração de ICMS ST da empresa, a regra calcula a substituição. Exemplo: Luminária de piso LED, mercadoria de revenda da Guatambu Móveis, NCM 9405.21.00, CEST 21.124.00 (abajures e lampadários de interior, elétricos).

4. Cadastre o serviço

Em Produtos, clique em Novo e digite o Produto. Em Tipo de produto, escolha Serviço. Na aba Fiscal, em Tipo Fiscal, escolha Serviços; os campos de serviço aparecem em seguida. Em Tipo de Serviço LC 116, escolha o item da lista e, em Código de Tributação Nacional, escolha o código. Salve. A nota de serviço sai com esses códigos e o ISS do município. Exemplo: Montagem de estação de trabalho, da Guatambu Montagem e Serviços, feita no local do cliente com os móveis que ele comprou: item 14.06 da LC 116/2003 e código nacional 140601. Em São Paulo, o item 14.06 corresponde ao código de serviço 07285, com ISS de 5%.

5. Cadastre o ativo imobilizado e o material de uso e consumo

Para o que a empresa compra para uso próprio, clique em Novo em Produtos, digite o Produto e desmarque Vendas. Na aba Fiscal, escolha Ativo Imobilizado ou Material de Uso e Consumo e o NCM. O tipo fiscal define os créditos e o CFOP de entrada na compra: o ativo dentro do estado usa o CFOP 1.551 e gera crédito de ICMS apropriado em 48 meses, 1/48 por mês; o material de uso e consumo usa o CFOP 1.556 e fica sem crédito. Exemplo: Estante de aço para o depósito (NCM 9403.20.90, Ativo Imobilizado) e Flanela para limpeza (NCM 6307.10.00, Material de Uso e Consumo), ambas compradas pela Guatambu Móveis para a loja.

6. Venda em uma unidade e tribute em outra

Para o item vendido em caixa e tributado em unidade, abra o produto, vá à aba Fiscal e escolha o NCM, a origem e, em Unidade tributável, Unidades (UN) com o fator 4: cada caixa (CX) tem 4 cadeiras. Em Faturamento > Clientes > Faturas, abra a fatura, clique em Confirmar, depois em Detalhes Fiscais e em Ver XML: 2 CX na unidade comercial e 8 UN a 150,00 na unidade tributável. O DANFE traz o item nas duas unidades. Exemplo: a Guatambu Móveis vende 2 caixas do Jogo de 4 cadeiras estofadas, NCM 9401.61.00, a 600,00, para a Escola Corruíra Ltda, de São Paulo: total de 1.200,00. ICMS 12% = 144,00; PIS 0,65% e COFINS 3% sobre a base de 1.056,00 = 6,86 e 31,68; CBS 0,9% e IBS 0,1% sobre 1.017,46 = 9,16 e 1,02, informativos em 2026, e o total continua 1.200,00.

Resultado esperado

Produtos e serviços cadastrados com o tipo fiscal, o NCM, a origem, o CEST e a unidade tributável que cada venda e compra pede, para a regra escolher o CFOP, os créditos e os impostos de cada item.

Se algo der errado

Se aparecer que Tipo Fiscal é obrigatório ao salvar, escolha-o na aba Fiscal. Se o NCM ou o CEST não aparecer na lista, confira o código com oito dígitos e o NCM ligado ao CEST. Se a NF-e for rejeitada por falta de CEST, preencha o CEST no produto e emita de novo. Se a NF-e destacar IPI diferente do esperado, confira o NCM e a alíquota no cadastro dele. Se os campos de serviço não aparecerem, escolha Serviços em Tipo Fiscal. Se a compra apropriar crédito de ICMS de material de consumo, troque o Tipo Fiscal para Material de Uso e Consumo e refaça a compra. Se a quantidade tributável sair igual à comercial, escolha a unidade tributável e o fator no produto e refaça a fatura.

Veja na prática, com vídeo

Continue o processo