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Cuidar do certificado digital da empresa

Entenda os certificados A1 e A3, onde se compram e quanto tempo valem, renove o A1 a tempo sem parar a emissão e saiba o que conferir quando a SEFAZ recusa a nota por causa do certificado.

Antes de começar

Use um usuário com o perfil Administrador. Tenha o arquivo do certificado (.pfx ou .p12) e a senha dele, recebidos da autoridade certificadora.

Passo a passo

1. Conheça os certificados A1 e A3

A empresa assina as notas com um certificado e-CNPJ da ICP-Brasil.

  • O A1 é um arquivo (.pfx ou .p12) protegido por senha. Ele é cadastrado no Odoo, em Fiscal > Configuração > Certificado, e ligado à empresa. Costuma valer um ano.
  • O A3 fica num token ou num cartão com leitora e fica com a pessoa que o guarda. Pode valer até cinco anos.

Para emitir pelo Odoo, use o A1: é o arquivo que a empresa cadastra e liga a cada empresa que emite.

2. Compre de uma autoridade credenciada

O e-CNPJ é vendido pelas autoridades certificadoras credenciadas na ICP-Brasil; a lista está no site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). O representante legal da empresa valida a identidade, presencialmente ou por videoconferência, e recebe o arquivo A1 e a senha.

Compre o certificado para o CNPJ que emite as notas. A filial pode usar o certificado da matriz, que tem a mesma raiz de CNPJ, ou um certificado próprio.

3. Confira a validade e o titular

Abra o certificado em Fiscal > Configuração > Certificado. O Odoo lê do arquivo o titular (razão social e CNPJ), o emissor, a data inicial e a data de expiração, e mostra se o certificado é válido. Em Definições > Empresas, a aba Fiscal > Certificados mostra qual certificado assina a NF-e de cada empresa.

4. Renove a tempo

Comece a renovação cerca de um mês antes do vencimento: compre o certificado novo, valide a identidade e receba o arquivo. Depois cadastre o certificado novo e troque-o na aba Certificados da empresa. A emissão não para: a próxima nota já sai assinada com o certificado novo, e as notas autorizadas antes continuam válidas.

Para ser avisado a tempo, agende uma atividade no próprio certificado, para a pessoa que cuida da renovação, um mês antes do vencimento.

5. Quando a SEFAZ recusa por causa do certificado

Se o Odoo não abre o arquivo ao salvar o certificado, o problema é a senha, e não uma recusa da SEFAZ: confirme a senha com a autoridade certificadora e use o arquivo original.

Quando a SEFAZ recusa a nota, leia o código da rejeição e confira:

  • Validade (rejeições 281 e 291): o certificado passou da data de expiração. Cadastre o certificado renovado e troque-o na empresa.
  • Autoridade credenciada (rejeições 285 e 295): o certificado não foi emitido por uma autoridade credenciada na ICP-Brasil. Use o e-CNPJ emitido por uma autoridade credenciada.
  • Cadeia de certificação (rejeições 283 e 293): há erro na cadeia de certificação, por exemplo cadeia incompleta. Instale a cadeia completa junto com o certificado.
  • CNPJ diferente (rejeição 213): a raiz do CNPJ do certificado não é a mesma do emitente. Ligue a cada empresa um certificado com a raiz de CNPJ dela.

Resultado esperado

Cada empresa emite com um certificado válido da raiz de CNPJ dela, a renovação fica agendada antes do vencimento, e uma recusa por certificado se resolve conferindo senha, validade, cadeia e CNPJ.

Se algo der errado

  • O certificado aparece como não válido: a data de expiração passou. Cadastre o certificado renovado.

  • A nota saiu assinada com o certificado antigo: a empresa ainda aponta para ele na aba Certificados. Troque-o antes de transmitir a próxima nota.

Veja na prática, com vídeo

Cenários da localização brasileira ligados a este guia, do começo ao fim, com exemplo calculado, passo a passo e vídeo curto com legendas.

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