Administrador no Odoo 18

As tarefas deste papel no Odoo 18 com a localização brasileira, com um guia passo a passo para cada uma.

Guias

Tarefas com vídeo

Cenários em que este papel é o responsável, com exemplo calculado, passo a passo e vídeo curto.

Configurar envio de DANFE e XML por e-mailDefine que, quando a NF-e é autorizada, o sistema envia ao cliente o e-mail com o DANFE (PDF) e o XML autorizado em anexo.Vídeo de 2 min
Cadastrar usuários e grupos fiscaisCria um usuário e dá a ele os grupos fiscais: Usuário Fiscal (acesso ao aplicativo Fiscal) e Usuário de NF-e (emissão de NF-e).Vídeo de 1 min
Consultar o plano de contas e o mapeamento contábil dos impostosMostra como cada imposto da nota é ligado a uma conta do plano de contas: a conta que recebe o lançamento na fatura e a conta usada no reembolso (devolução).Vídeo de 1 min
Importar cadastros em loteImporta vários parceiros de uma vez por arquivo CSV, com teste antes de gravar. É o caminho para migrar a base de clientes e fornecedores de outro sistema.Vídeo de 1 min
Ligar a autenticação em dois fatores para a equipeO administrador convida a equipe a usar a autenticação em dois fatores e cada pessoa, no primeiro acesso, cadastra o aplicativo autenticador no celular.Vídeo de 2 min
Criar o perfil de acesso do financeiro e conferir o que a usuária vêO administrador cria o perfil de acesso do financeiro como um grupo que herda Faturamento e Usuário Fiscal, coloca a usuária nele e confere, entrando como ela, o que ela vê: as faturas e os pagamentos, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
Importar clientes e fornecedores com ID externo e atualizá-los na viradaNa virada de outro sistema para o Odoo, o administrador leva clientes e fornecedores de uma planilha que traz o ID externo de cada contato.Vídeo de 2 min
Criar o perfil de acesso de compras e conferir o que o usuário vêO administrador cria o perfil de acesso de compras como um grupo que herda Compras, Faturamento e Usuário Fiscal, coloca o comprador nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: os pedidos de compra e as faturas de fornecedor, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
Criar o perfil de acesso comercial e conferir o que o usuário vêO administrador cria o perfil de acesso comercial como um grupo que herda Vendas (documentos próprios) e Usuário Fiscal, coloca o vendedor nele e confere, entrando como ele, o que ele vê: as cotações e os pedidos de venda dele, dos clientes da carteira dele, sem Definições nem o menu Configuração.Vídeo de 2 min
Criar o perfil de administrador e conferir o que o usuário vêO administrador cria o perfil de administrador como um grupo que herda Administração / Definições e os administradores de Financeiro, Compras, Vendas e Fiscal Brasileiro, coloca a pessoa de TI nele e confere, entrando como ela, que ela abre Definições, Usuários e Empresas e o menu Configuração dos aplicativos.Vídeo de 2 min
Configurar as alçadas de aprovação de compras e vendas por faixa de valorO administrador cadastra, em Definições, Técnico, as alçadas de aprovação: no pedido de compra, o coordenador em qualquer valor, também a gerência financeira acima de 5.000,00 e também a diretoria acima de 20.000,00; na cotação de venda, a gerência comercial acima de 10.000,00.Vídeo de 3 min
Achar pedidos com a pesquisa, os filtros e o agrupamentoToda lista do Odoo tem a mesma barra de pesquisa: o texto digitado procura no campo escolhido, os Filtros recortam a lista e o Agrupar por junta os registros com o total de cada grupo.Vídeo de 2 min
Salvar uma pesquisa favorita e compartilhar com a equipeUma pesquisa montada com filtros e agrupamento vira um favorito, que se abre com um clique em Favoritos, na seta da caixa de busca.Vídeo de 1 min
Ver os pedidos em lista, kanban, calendário, pivô e gráficoOs mesmos registros podem ser vistos de vários jeitos pelos ícones no canto da lista: lista, kanban (cartões), calendário, pivô (tabela dinâmica) e gráfico.Vídeo de 2 min
Exportar uma lista para planilhaQualquer lista do Odoo sai para planilha pelo menu Ações, com as colunas que a pessoa escolher, em XLSX (Excel, LibreOffice, Planilhas Google) ou CSV.Vídeo de 2 min
Registrar uma nota e agendar uma atividade no pedidoAo lado de cada registro fica a conversa: o histórico do que aconteceu, as notas internas da equipe e as atividades planejadas, com tipo, prazo e responsável.Vídeo de 1 min
Ligar o modo desenvolvedor para ver as opções avançadasO modo desenvolvedor abre as configurações avançadas do Odoo: o menu Técnico das Definições, com as regras de automação, as ações programadas, as sequências, os formatos de papel, os parâmetros do sistema e as regras de acesso, e as opções completas da tela de usuário.Vídeo de 1 min
Fazer cada comprador ver só os próprios pedidos de compraUma regra de registro limita quais registros os usuários de um grupo enxergam.Vídeo de 2 min
Impedir que a equipe exclua clientes, só arquiveUma regra de registro global que vale só para excluir, com um filtro que nenhum contato atende, faz o Odoo recusar a exclusão de qualquer cliente ou fornecedor.Vídeo de 2 min
Mudar a numeração dos pedidos de vendaOs números dos documentos internos, como cotações e pedidos de venda, saem de uma sequência com prefixo, tamanho e próximo número.Vídeo de 1 min
Fixar o endereço do Odoo usado nos links enviados aos clientesOs parâmetros do sistema guardam ajustes gerais do Odoo.Vídeo de 1 min
Definir a jornada de trabalho da equipeA jornada de trabalho diz em que dias e horários a equipe trabalha. Ela serve aos prazos das atividades, ao planejamento e ao cálculo das horas.Vídeo de 1 min
Cadastrar os feriados da cidade na jornada da empresaOs feriados ficam nas folgas da jornada de trabalho, com o tipo e a abrangência: nacional, estadual ou municipal.Vídeo de 1 min
Ligar a contabilidade analíticaLiga a contabilidade analítica nas Definições do Faturamento.Vídeo de 1 min
Cadastrar cliente contribuinte de ICMSCadastro de uma empresa cliente contribuinte de ICMS, com CNPJ, inscrição estadual e perfil fiscal.Vídeo de 2 min
Cadastrar cliente não contribuinte ou isentoCadastro de cliente pessoa jurídica sem inscrição estadual ativa (não contribuinte) ou isento de inscrição. O perfil fiscal define o indicador de IE da NF-e.Vídeo de 2 min
Cadastrar consumidor final pessoa físicaCadastro de pessoa física compradora de mercadoria, com CPF, tratada como não contribuinte e como operação de consumo final.Vídeo de 2 min
Cadastrar órgão público ou ente estatalCadastro de cliente da administração pública. O perfil fiscal marca o parceiro como entidade pública e liga as retenções na fonte às vendas de mercadorias a ele.Vídeo de 2 min
Consultar e validar CNPJ e inscrição estadualComo o cadastro de parceiro confere o CNPJ e a inscrição estadual ao salvar, e onde fica a lupa da consulta automática de CNPJ na Receita.Vídeo de 2 min
Cadastrar produto de revendaCadastro de mercadoria comprada para revender, com tipo fiscal, origem, NCM, GTIN e unidade tributável.Vídeo de 2 min
Cadastrar produto industrializado com IPICadastro de produto fabricado pela empresa, com tipo fiscal de produto acabado e NCM sujeita a IPI.Vídeo de 1 min
Cadastrar produto sujeito a substituição tributáriaCadastro de produto de uma lista de substituição tributária do ICMS, que exige NCM e CEST.Vídeo de 1 min
Cadastrar serviçoCadastro de um serviço com o item da lista da LC 116 e o código de tributação nacional da NFS-e: a nota de serviço sai com esses códigos e o ISS do município.Vídeo de 1 min
Cadastrar ativo imobilizado e material de uso e consumoCadastro de dois produtos que a empresa compra para uso próprio, um ativo imobilizado e um material de uso e consumo.Vídeo de 2 min
Cadastrar parceiro com CNPJ alfanuméricoA Receita Federal passou a emitir CNPJ com letras nas 12 primeiras posições.Vídeo de 2 min
Importar o XML do fornecedor com vínculo de produtosEm vez de digitar a fatura do fornecedor, importe o XML da NF-e: o Odoo lê chave, emitente, itens e impostos e cria a fatura de entrada em rascunho.Vídeo de 2 min
Comprar mercadoria com ICMS retido anteriormente por STNa compra de mercadoria que já teve o ICMS recolhido por substituição tributária, o XML do fornecedor traz o CST 60.Vídeo de 2 min
Contratar compra por pedido guarda-chuvaO pedido guarda-chuva fixa fornecedor, produto, quantidade total e preço por um período.Vídeo de 2 min
Configurar a categoria de produto e ver o efeito no financeiroA categoria do produto diz em que contas a venda e a compra são lançadas e como o estoque é avaliado.Vídeo de 2 min
Dar ciência da operaçãoA ciência da operação avisa a SEFAZ que o destinatário tomou conhecimento da nota.Vídeo de 2 min
Gerar a fatura do fornecedor a partir da NF-e baixadaCom o XML completo baixado pelo DF-e, o botão Importar abre o assistente de importação já com o arquivo, e dele sai a fatura do fornecedor em rascunho, com número, série e chave de acesso da nota.Vídeo de 2 min
Configurar a carteira de cobrança do bancoA Configuração CNAB guarda os dados da carteira de cobrança do banco (carteira, modalidade, espécie do título, instruções impressas no boleto) e as contas contábeis da tarifa, dos juros e do desconto.Vídeo de 2 min
Configurar a moeda estrangeira e a cotaçãoDeixa o dólar pronto para faturar e pagar em moeda estrangeira: a moeda ativa, a cotação do dia lançada à mão, em reais por dólar, e o serviço de atualização automática pelo Banco Central do Brasil, que traz a PTAX todos os dias.Vídeo de 2 min
Configurar os modos de pagamento (boleto, PIX e cartão)O modo de pagamento diz como o cliente paga e o que o Odoo faz com isso: o boleto entra sozinho na ordem de cobrança do banco (CNAB) ao confirmar a fatura; o PIX e o cartão são recebidos no banco e baixados na conciliação.Vídeo de 2 min
Atualizar as cotações do dólar, do euro e da libra pelo Banco CentralO administrador liga a atualização diária das cotações do dólar, do euro e da libra pelo Banco Central do Brasil, roda a atualização e confere as cotações do dia em Moedas.Vídeo de 2 min